Esigenza
Il cliente è una primaria azienda logistica a livello Italiano facente parte di uno dei gruppi di logistica più importanti a livello mondiale. Ha intrapreso un percorso di razionalizzazione delle infrastrutture IT, eliminando i data center interni a favore del cloud. Il processo ha interessato la gestione di flussi attivi e passivi con un progetto di partnership basato sui sistemi Credemtel integrati da ARXivar READY che interagivano con il gestionale aziendale.
Obiettivi:
- trasferire il sistema di gestione documentale e workflow (wf) in cloud per dismettere i data center interni.
- centralizzare e ottimizzare la gestione e l’archiviazione delle fatture passive elettroniche e analogiche.
- automatizzare il workflow di approvazione e registrazione, con gestione dei gruppi di lavoro e supporto per la classificazione dei fornitori esteri.
Realizzazione
Soluzioni Implementate
- Sistema Cloud di Gestione Documentale: Integrato con ARXivar READY per la gestione wf e archiviazione documenti. Flussi di fatture passive (elettroniche e analogiche) gestiti per gruppi di lavoro in modo intercambiabile.
- Automatizzazione Fatture Elettroniche:
- Il cliente ha adottato il codice destinatario di Credemtel, consentendo al Sistema di Interscambio (SdI) di inoltrare le fatture elettroniche passive a Credemtel.
- Credemtel processa e archivia le fatture attraverso il suo servizio di fatturazione elettronica GAWFE, che le tiene in attesa fino alla protocollazione inviata dal portale documentale.
- Il portale documentale di Credemtel verifica il mittente, profila il documento, genera il codice a barre univoco, e integra l’archiviazione del PDF insieme agli allegati XML per il workflow con ARXivar READY.
- Gestione delle Fatture Analogiche:
- Le fatture estere (cartacee o via email) vengono digitalizzate tramite dispositivi multi-funzione con funzioni di scan-to-folder.
- I file vengono etichettati, classificati e digitalizzati per la gestione nei gruppi di workflow, con le fatture cartacee che ricevono un’etichetta di codice a barre.
- Integrazione con workflow di Conservazione: GAWFE di Credemtel invia i documenti in conservazione con un set completo di chiavi (es. ID SdI, partita IVA, importi) e sigilla i documenti PDF con firma digitale conforme alla normativa.
Risultati
I benefici raggiunti a seguito dell’implementazione della soluzione sono stati molteplici.
- Ottimizzazione delle Infrastrutture: l’intera gestione documentale è stata trasferita in cloud, in linea con la strategia di eliminare data center interni, migliorando efficienza e sicurezza dei dati.
- Efficienza nei Processi di Approfondimento e Registrazione: il workflow cloud ha facilitato la gestione e l’approvazione delle fatture passive, riducendo il tempo necessario per la classificazione e la registrazione delle fatture sia digitali che analogiche.
- Conformità e Sicurezza dei Dati: la conservazione delle fatture in formato PDF firmato digitalmente garantisce conformità normativa e facilità di esibizione a norma grazie al portale GAWFE di Credemtel.
Grazie all’implementazione cloud di Credemtel e ARXivar READY, il cliente ha ottenuto una gestione documentale centralizzata e semplificata, migliorando l’efficienza interna e la conformità normativa nelle operazioni di approvazione, archiviazione e conservazione. Partner: Credemtel