Esigenza Il cliente, un rinomato gruppo operante nel settore della vendita di gas ed energia elettrica, leader nel centro Italia, richiedeva urgentemente una soluzione efficiente e sicura per gestire l’intera documentazione relativa al Consiglio di Amministrazione. Era fondamentale digitalizzare e automatizzare l’intero processo, dalla convocazione all’approvazione dei verbali, garantendo al contempo la massima sicurezza dei dati. Realizzazione Per soddisfare questa necessità, è stata implementata la soluzione ARXivar. Questo strumento ha permesso la digitalizzazione completa dei documenti legati alle riunioni del Consiglio di Amministrazione.
Il processo inizia con l’invio delle convocazioni, contenenti l’ordine del giorno e tutti i documenti pertinenti. Successivamente, il workflow prevede diverse fasi, tra cui la raccolta delle risposte dei partecipanti, l’apertura delle riunioni da remoto, la discussione in tempo reale con la possibilità di apportare modifiche ai punti non approvati e, infine, la generazione automatica dei verbali. Questi ultimi vengono approvati tramite firma digitale e inviati ai destinatari interessati. Risultati Grazie all’implementazione di ARXivar, il cliente ha ottenuto:
- efficienza operativa: la digitalizzazione documentale ha permesso una riduzione degli errori dovuti dalla gestione manuale di documenti cartacei.
- gestione semplificata e centralizzata: tutti i documenti relativi al CdA (Consiglio di Amministrazione) sono ora facilmente accessibili e gestibili in un’unica piattaforma.
- ottimizzazione dei processi: grazie alla digitalizzazione dei flussi di lavoro, i tempi e gli sforzi necessari per la preparazione e l’approvazione dei verbali sono stati notevolmente ridotti.
- efficienza complessiva potenziata: la possibilità di gestire l’intero processo digitalmente ha portato a decisioni più rapide e a una maggiore trasparenza nei processi decisionali del CdA.
- sicurezza dei dati: grazie all’archiviazione elettronica, i documenti sensibili sono protetti da accessi non autorizzati, garantendo la riservatezza e l’integrità delle informazioni.
Partner: Advinser