Esigenza Un’azienda operante nel settore dell’edilizia residenziale e industriale ci ha chiesto di migliorare la raccolta e la gestione dei giustificativi di spesa durante i viaggi di lavoro. Il cliente ha un impianto ARXivar attivo dal 2019 con cui gestisce fatturazione attiva e passiva (con creazione fatture XML), archivia dati, documenti e gestisce processi e flussi documentali di tutti i reparti, tra cui qualità, HR e produzione.
Linee guida della richiesta:
- diminuire i tempi di gestione del personale amministrativo;
- diminuire i tempi di caricamento delle informazioni degli utenti in viaggio;
- eliminare la perdita di informazioni (gli stessi giustificativi).
Condizione richiesta dal cliente:
- caricare i giustificativi di spesa velocemente e da dispositivi mobili.
Durante lo sviluppo del progetto con approccio Agile, ci è stata aggiunta la gestione degli appuntamenti dei commerciali. Realizzazione Il progetto prevede una verticalizzazione in ARXivar, dove è già presente l’anagrafica clienti e i commerciali sono utenti della piattaforma documentale.
La soluzione prevede la profilazione del “Viaggio” (Campi previsti: “data inizio” “data fine” “nome viaggio”).
Ogni Viaggio prevede uno o più “Appuntamenti” (Campi previsti: “Data”; “Cliente” scelto da anagrafica; “provincia” e “indirizzo” compilati automaticamente da anagrafica, “ora inizio”; “ora fine”; “motivo della visita” elenco singola scelta; “Argomenti trattati” elenco multi selezione).
Ogni “Viaggio” prevede l’archiviazione di più “Spese”: durante il viaggio o alla sua conclusione vengono caricate le singole spese indicando: “viaggio”; “data spesa”; “oggetto spesa”; “tipologia della spesa” da menu a tendina (es. bar, ristorante, parcheggio, ecc); “tipo pagamento” menu a tendina (contanti/carta); “importo”; “valuta”; “note” campo libero per eventuali note, “allegato” foto da smartphone (una per giustificativo).
Quando il viaggio viene concluso (alla data di fine viaggio), un task automatico arriva al commerciale con la richiesta di un url google maps che raccoglie i vari appuntamenti, per un confronto su quanto relazionato nel viaggio. Ricevuto l’url, l’amministrazione verifica e scarica l’estratto del telepass del viaggio, relazionando correttamente i costi del viaggio. L’amministrazione approva il viaggio o chiede eventuali aggiornamenti al commerciale, via task. Ad approvazione definitiva dell’amministrazione, le risorse umane ricevono il link della pratica del viaggio e provvedono al rimborso.
Stati del “viaggio” previsti: programmato/concluso/annullato. Risultati
- Raccolta e gestione dei giustificativi sono totalmente digitalizzate, standardizzate e monitorabili, con una concreta diminuzione dei tempi di gestione del personale amministrativo/risorse umane.
- Aggiornamento costante e in tempo reale delle voci di spesa: gli utenti fotografano da smartphone i giustificativi a mano a mano che li raccolgono.
- A fine mese i giustificativi di spesa sono già archiviati nel posto giusto.
- La soluzione, sviluppata nel sistema documentale centrale, comunica con le altre informazioni potenziando e arricchendo il patrimonio delle informazioni aziendali.
- Eliminazione delle fasi “noiose e demotivanti” per il personale, nei processi di raccolta, controllo e elaborazione delle spese.
- Migliore gestione degli appuntamenti e relative attività, di cui rimane uno storico.
Partner: Dataconnect