Esigenza: La consegna dei beni aziendali ai collaboratori, come PC o Smartphone, è un’attività che ricade all’interno della gestione del parco dei dispositivi aziendali. È opportuno, quindi, poter controllare la situazione di ogni singolo dispositivo, verificando le richieste approvate, capire quali beni siano già stati consegnati, quali da sostituire o quali ancora da fornire. Realizzazione: Attraverso l’apposito modello Word ARXivar viene compilata la richiesta di consegna da parte del responsabile designato di un determinato bene aziendale per lui o per un membro del suo team.
La richiesta viene così archiviata ed innesca immediatamente il processo, il quale invierà una notifica ed assegnato un task al reparto risorse umane per l’approvazione o il rifiuto della richiesta. Un “task” è una notifica inviata all’utente tramite la piattaforma documentale, al quale viene richiesto di compiere una determinata azione.
Nel caso in cui la richiesta venga accolta positivamente, il processo passa allo stadio successivo, nel quale il reparto IT inizia l’iter di approvvigionamento del bene o, nel caso in cui il bene sia già presente in azienda, a prepararlo per la consegna.
Nel concreto, l’utente predisposto a tali attività riceverà un task sul proprio profilo ARXivar, il quale dovrà arricchire la richiesta indicando i dettagli tecnici del dispositivo dato in comodato e preparare “fisicamente” il dispositivo da assegnare.
Successivamente, il modulo viene convertito in PDF e inviato all’utente assegnatario del bene, sempre tramite task, il quale dovrà confermare l’avvenuta ricezione del bene. Contestualmente, avviene la consegna fisica del dispositivo all’assegnatario da parte del reparto IT. Risultati: La presenza di un workflow strutturato aumenta l’efficienza del processo di assegnazione dei beni aziendali, in quanto si ottiene la completa dematerializzazione dei documenti, viene aumentato il grado di controllo sullo stato di ciascuna pratica e si ha una fotografia precisa del parco beni aziendali in uso, sulla quale è possibile eseguire molteplici analisi, per esempio, il rinnovo periodico dei beni. Partner: ADAWEN
