Esigenza: Le esigenze manifestate dall’azienda possono essere sintetizzate nei seguenti punti:
- Coordinare e tracciare i processi del ciclo passivo di tutti i materiali utilizzati per la sicurezza e la manutenzione come, per esempio, i pezzi di ricambio per le macchine (dalla gestione dell’RdA agli ordini con i relativi DDT, fornitori e fatture).
- Gestire l’archiviazione della documentazione relativa all’acquisto dei materiali di confezionamento e delle materie prime.
Realizzazione: Grazie alla versatilità della piattaforma low code ARXivar NEXT e all’integrazione con il software ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, è stato possibile gestire entrambe le richieste attraverso la creazione di workflows (o flussi di lavoro digitali) dettagliati in cui sono stati identificati e responsabilizzati i diversi owner delle attività.
Fondamentale è stato l’utilizzo di plug-in dedicati in grado di acquisire automaticamente, da documenti in formato PDF ed Excel, i dati necessari alla creazione di fascicoli intestati ai diversi fornitori. Risultati: L’utilizzo dei flussi di lavoro digitali sviluppati ha permesso una migliore collaborazione tra i reparti, rendendo più snelle e efficaci le procedure di protocollazione dei documenti. Ecco i due step essenziali:
Condivisione
La documentazione risulta rintracciabile e consultabile elettronicamente in qualsiasi momento e da parte di tutti gli utenti, evitando la perdita di informazioni rilevanti ai fini del processo di approvvigionamento.
Ottimizzazione
L’archiviazione elettronica dei documenti a supporto del flusso dedicato agli acquisti dei beni, ha abbattuto i costi e limitato l’utilizzo della carta nella fase di gestione e comunicazione tra i diversi uffici incaricati.
La definizione di un modello predefinito dell’RdA ha notevolmente ridotto i tempi di gestione delle richieste avanzate dai diversi reparti, a vantaggio dell’ufficio acquisti così facilitato nel monitorare il fabbisogno giornaliero dei materiali necessari alla produzione. Partner: BS SRL