Digitalizzazione Verbali di Consegna e Constatazione | ARXivar

Esigenza

Ogni azienda che gestisce forniture esterne conosce bene la complessità legata alla verifica e all’accettazione formale delle consegne. Il Verbale di Consegna e Constatazione è il documento che certifica lo stato della merce o del servizio ricevuto, coinvolge più figure aziendali e, se non gestito con rigore, può diventare un collo di bottiglia che rallenta il ciclo passivo: dalla ricezione merci all’autorizzazione del pagamento della fattura al fornitore.

L’azienda cliente, operante da decenni nel settore della rubinetteria di alta gamma, gestiva questo processo in modo manuale e frammentato. I verbali venivano compilati su carta o su file non strutturati, circolavano via email tra i vari uffici e si perdevano nei meandri delle caselle di posta. Non esisteva un percorso di approvazione definito: ogni rifiuto, ogni richiesta di integrazione, ogni delega veniva gestita informalmente. Il risultato era una totale mancanza di visibilità sullo stato dei verbali aperti, con frequenti ritardi nei pagamenti e difficoltà nel ricostruire lo storico delle decisioni prese.

Realizzazione

Con il coinvolgimento in prima battuta dell’Ufficio Acquisti e poi di conseguenza degli altri uffici coinvolti, è stata progettata e implementata una soluzione basata su ARXivar Document & Workflow Platform che digitalizza l’intero flusso del verbale, dall’emissione alla chiusura, integrando il sistema documentale con il gestionale aziendale già in uso (Embyon).

Il processo prende avvio automaticamente: non appena il documento viene generato nel gestionale, viene creato un file pdf e ARXivar lo importa insieme all’ordine di acquisto e agli eventuali allegati, avviando il workflow. Il richiedente riceve una notifica e compila il verbale in formato pdf, assicurandosi che tutti i campi obbligatori siano valorizzati e che tutti i documenti necessari siano allegati prima di procedere.

Il flusso di approvazione è multi-livello e completamente configurabile: dal richiedente al suo responsabile, dalla contabilità fornitori all’ufficio acquisti, fino all’approvazione finale della direzione. Ogni passaggio prevede la possibilità di rifiuto con note esplicative, rimandando il documento al passo precedente per le dovute correzioni. Le deleghe sono gestite direttamente nel sistema, senza bisogno di comunicazioni informali.

Il processo, per esplicita richiesta del cliente integra anche degli automatismi che “timbrano” il documento lasciando anche una traccia visiva dell’iter approvativo.

In qualsiasi momento è poi possibile monitorare lo stato di avanzamento delle varie pratiche mediante una vista dedicata e campi che indicano lo stato di avanzamento.

Risultato

L’adozione della soluzione ha trasformato un processo disorganizzato in un flusso strutturato, tracciabile e misurabile. I tempi di gestione del verbale si sono ridotti significativamente: quello che prima richiedeva giorni di attesa tra un ufficio e l’altro ora viene completato nel giro di poche ore, con un impatto diretto sulla velocità del ciclo passivo.

Ogni verbale porta con sé uno storico completo: chi ha approvato, chi ha rifiutato, quando e con quali motivazioni. Questa trasparenza ha eliminato le dispute interne, semplificato le verifiche contabili e fornito all’azienda una base documentale solida per la gestione delle garanzie e dei contenziosi con i fornitori.

L’eliminazione della carta e delle comunicazioni informali ha infine liberato tempo prezioso agli uffici coinvolti, che possono ora concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, con la certezza che nessun verbale venga perso o dimenticato nel flusso.