Digitalizzazione del Sistema Qualità di un’Azienda Ospedaliera | ARXivar

Esigenza

La gestione della documentazione del Sistema di Gestione Qualità in ambito ospedaliero coinvolge numerose figure professionali, differenti livelli di approvazione e rigorosi requisiti normativi. Prima della digitalizzazione, il processo di redazione, revisione e pubblicazione dei documenti era caratterizzato da passaggi distribuiti tra più soggetti, con conseguenti difficoltà nel monitoraggio delle attività e nella condivisione delle informazioni.

L’obiettivo del progetto era informatizzare l’intero ciclo di vita dei documenti, garantendo una gestione strutturata e controllata di ogni fase, dalla creazione fino alla pubblicazione ufficiale.

Tra le principali esigenze emerse vi erano:

• la necessità di tracciare tutte le attività svolte sui documenti, identificando con precisione chi ha effettuato una determinata operazione e quando;
• ottenere una visione completa e aggiornata dello stato di avanzamento di ciascun documento lungo l’intera filiera gestionale;
• facilitare la collaborazione tra medici, revisori, responsabili e ufficio qualità, riducendo tempi di attesa e attività manuali;
• centralizzare la documentazione in un unico repository digitale, garantendo reperibilità, controllo delle versioni e sicurezza;
• applicare criteri di accesso e riservatezza differenziati in funzione del ruolo dell’utente e dello stato del documento.

L’organizzazione necessitava quindi di una soluzione capace di standardizzare il processo, aumentare la trasparenza operativa e garantire elevati livelli di controllo e conformità.

Realizzazione

Per rispondere a queste esigenze è stato implementato un workflow completo in ARXivar, progettato per gestire l’intero processo di redazione, revisione, approvazione e pubblicazione della documentazione del Sistema Qualità.

Il flusso operativo è stato strutturato nelle seguenti fasi:

1. Creazione della bozza e avvio del processo

Il team di revisione inserisce una prima bozza del documento direttamente nel sistema e avvia il workflow. In questa fase vengono raccolte tutte le informazioni necessarie e identificati i soggetti coinvolti nelle successive attività.

2. Revisione collaborativa

Il documento viene condiviso con i revisori incaricati che provvedono ad integrarne e completarne i contenuti. Ogni aggiornamento viene gestito tramite task dedicati, garantendo la completa tracciabilità delle modifiche e delle attività svolte.

3. Verifica tecnica e validazione

Una volta completata la revisione, il documento viene sottoposto alla verifica da parte di ulteriori professionisti sanitari. Eventuali osservazioni o richieste di modifica attivano automaticamente nuovi passaggi tra revisione e verifica, fino al raggiungimento della validazione definitiva.

4. Approvazione finale e pubblicazione

Conclusa la fase di verifica, il documento viene inoltrato all’iter di approvazione finale mediante firme multiple digitali. Al completamento delle approvazioni previste, ARXivar provvede alla pubblicazione automatica sul portale ufficiale attraverso un’integrazione API con i sistemi aziendali.

Durante tutto il ciclo di vita del documento, il sistema aggiorna automaticamente gli stati di avanzamento, genera notifiche e informa costantemente l’ufficio qualità sull’andamento delle attività, consentendo un monitoraggio continuo della produzione documentale.

Particolare attenzione è stata dedicata agli aspetti di sicurezza: i permessi di accesso e i criteri di visibilità vengono aggiornati dinamicamente in base alla fase del workflow, garantendo che ogni utente possa accedere esclusivamente alle informazioni di propria competenza.

Risultato

L’introduzione del workflow ARXivar ha trasformato un processo complesso e distribuito in un sistema digitale, controllato e completamente tracciabile.

I principali benefici ottenuti sono stati:

• Uniformazione delle procedure e maggiore aderenza agli standard organizzativi.
• Riduzione del rischio di perdita delle informazioni grazie alla centralizzazione documentale.
• Tracciabilità completa delle attività, con evidenza delle responsabilità e delle tempistiche di ogni fase.
• Maggiore visibilità sullo stato dei documenti, con monitoraggio in tempo reale dell’avanzamento dei processi.
• Reperibilità immediata di documenti e informazioni, eliminando ricerche manuali e dispersione dei contenuti.
• Comunicazioni più rapide ed efficaci tra ufficio qualità, revisori e professionisti sanitari.
• Ottimizzazione dei tempi operativi, con una significativa riduzione delle attività amministrative e di coordinamento.
• Migliore gestione della sicurezza e della riservatezza, grazie all’applicazione dinamica di permessi e criteri di visibilità.

Grazie a questa soluzione, l’azienda ospedaliera ha ottenuto un processo documentale più efficiente, trasparente e collaborativo, assicurando controllo dell’intero ciclo di vita dei documenti, maggiore tempestività nelle approvazioni e un sensibile miglioramento dell’operatività dell’Ufficio Qualità e dei professionisti coinvolti.