Esigenza Oltre alla digitalizzazione di tutta la documentazione aziendale derivante dalla normale operatività quotidiana si voleva realizzare un ambiente di condivisione controllato e completo per consentire, ai clienti dell’azienda con precisi permessi di riservatezza, di poter disporre in tempo reale di tutta la documentazione tecnica, logistica, amministrativa e riservata di loro competenza in modo completo. Realizzazione Tramite ARXivar ed i suoi tools è stato possibile automatizzare l’archiviazione di tutta la documentazione aziendale derivante da diversi sistemi informativi (ERP, CRM, Mail Server, e strumenti di scansione).
Sono stati quindi implementati tutti i processi di WorkFlow necessari affinché il singolo documento potesse essere gestito dall’inizio alla fine in modalità totalmente digitale. Ogni operatore, in base alla propria area di competenza, ha a disposizione un portale dedicato con specifiche funzioni di ricerca e, se previsto, di archiviazione, per poter accedere alla documentazione aziendale in autonomia e con elevati livelli di sicurezza sul singolo dato.
La documentazione aziendale è stata poi messa a disposizione dell’intero parco clienti con precisi criteri di condivisione sulla base di permessi specifici sui singoli documenti. Il cliente dell’organizzazione, tramite un portale web a lui dedicato e regolato da criteri di accesso a più fattori (MFA) ha accesso alla porzione di dati e documentazione a lui dedicata suddivisa per tipologia e aggiornata in tempo reale. Il portale cliente è completato da una Dashboard grafica dedicata all’analisi del numero di interventi tecnici eseguiti con la possibilità di filtrare i dati per periodo. Risultati L’intera documentazione aziendale, derivante da fonti differenti sia software che analogiche, è stata completamente digitalizzata. Il file nasce, viene lavorato e archiviato in formato digitale.
Sono stati eliminate le duplicazioni dei documenti e razionalizzata l’intera gestione delle informazioni aziendali tramite workflow specifici per tipologia di gestione.
Sono stati ridotti del 70% i tempi di ricerca e di condivisione di documenti ed informazioni per ogni singolo utente.
La documentazione è immediatamente a disposizione di chi la deve utilizzare, sia esso un utente interno all’organizzazione sia esso un utente esterno (clienti o consulenti). Partner: ISS Innovative Software Solutions