Esigenza Il cliente trattato opera nel settore della rivendita auto del marchio Smart e al momento del primo contatto aveva solo un’idea di massima in termini di digitalizzazione dei documenti.
Durante il colloquio di analisi dei loro processi è emerso l’interesse di efficientare tutto il flusso documentale attivo e passivo e la cartellina di vendita, oltre all’inserimento della firma grafometrica sui tablet dedicati alla stipula dei contratti. Realizzazione Archiviazione Documentale Ciclo Attivo e Passivo e Cartellina Elettronica
Il progetto proposto permette l’archiviazione delle seguenti tipologie di documento:
- Fatture Elettroniche Attive (A margine, Libera Vendita, Vendita Officina Prato,Garanzia) con 10000 documenti annui
- Fatture Elettroniche Passive: 8000 documenti annui
- Estratti conto bancari e disposizioni di bonifico: 5000 documenti annui
- Prima nota cassa: 750 documenti annui
- DDT Ricevuti: 3500 documenti annui
- DDT Emessi: 200 documenti annui
- Contratti Auto: 800 documenti annui
- Documenti Cartellina: 7200 documenti annui
Vengono inoltre considerate 2 postazioni per la Firma Grafometrica con Tablet per la firma dei contratti di vendita. Per quanto riguarda le tipologie di utenti che accedono ai documenti della cartellina di contratto:
- 4 Backoffice
- 19 tra Venditori, Officina ed Amministrazione.
Risultati
- Riduzione dei tempi nella preparazione e nella gestione dei documenti da assegnare al trasportatore per i viaggi e trasferte
- Riduzione del potenziale rischio di errore umano relativo alla gestione dei documenti cartacei
- Maggiore soddisfazione del personale per l’efficientamento delle proprie funzioni
Partner: TT TECNOSISTEMI
