Esigenza L’esigenza era quella di digitalizzare i principali processi generati dall’ufficio acquisti, eliminando tutte le attività ripetitive e migliorando la qualità delle comunicazioni sia fra gli uffici dell’azienda sia fra l’azienda e l’esterno. Realizzazione La soluzione tecnologica realizzata per snellire l’attività dell’ufficio acquisti, consente una gestione automatizzata dei documenti amministrativi e dei vari livelli di approvazione.
Con ARXivar è, infatti, possibile:
- attivare workflow approvativi
- organizzare i documenti in fascicoli (ad es. per fornitore o progetto)
- gestire lo scadenzario di tutte le principali attività aziendali (ad es. tutti i contratti in scadenza)
Ogni documento può essere classificato per tipologia (es. richiesta di acquisto, ordine, fattura, contratto, etc.) ed essere associato ad una serie di informazioni (metadati) che permettono successivamente di ricercarlo agevolmente in pochi click:
- RdA (Richiesta di Acquisto): Solitamente gli ordini d’acquisto prima di essere inviati al fornitore devono essere approvati da un responsabile che ne autorizzi la spesa. La soluzione gestisce, se necessario, la raccolta di diversi preventivi e un iter di approvazione diverso in relazione alla specifica tipologia di bene o servizio da acquistare, di importo o di altri parametri rilevanti.
- OdA (Ordine di Acquisto): L’ordine potrà essere firmato digitalmente ed inviato in formato elettronico al fornitore. Sarà possibile seguire in ogni momento l’iter del documento, fino alla consegna.
- DDT (Documento di Trasporto): Nel processo di gestione d’acquisto di un bene il responsabile riceverà il documento di trasporto (DDT) per verificare la corrispondenza con quanto ordinato e per tracciare l’eventuale consegna parziale dei beni.
- Benestare pagamento fattura: Quando si riceverà la fattura del fornitore sarà possibile verificare la congruenza con il DDT e comunicare in amministrazione il benestare al pagamento o formalizzare una contestazione.
- Gestione scadenze e contratti: Sono diversi i tipi di contratto che un’azienda solitamente stipula con i fornitori, in diversi momenti dell’anno. I contratti si possono archiviare e, tramite workflow, gestire e controllare le scadenze e i rinnovi.
Risultati I benefici derivanti dalla digitalizzazione dell’ufficio acquisti sono molteplici, tra i principali:
- Eliminazione di attività manuali ripetitive con notevole risparmio di tempo
- Condivisione delle informazioni e dei documenti in maniera tempestiva ed aggiornata
- Assegnazione delle attività alle funzioni aziendali di competenza
- Incremento dei controlli automatici e delle evidenze digitali di ciascuna attività svolta
- Integrazione del trattamento dei flussi documentali con il tuo gestionale ERP
- Archiviazione dei documenti informatici e conservazione sostitutiva
Partner: CONSOFT INFORMATICA