Esigenza Il cliente, un’azienda della filiera alimentare, era alla ricerca di una soluzione per la gestione delle fatture digitali che consentisse di classificare e organizzare i dati aziendali in modo coerente. Il cliente necessitava infatti di una visione razionale dei costi, capace di restituire un’analisi completa e strategica delle performance dell’azienda.
La soluzione richiesta doveva essere in grado di supportare il lavoro dell’ufficio amministrativo con meccanismi automatici di gestione delle fatture in grado di prevenire sviste o errori dovuti ad attività ripetitive. Realizzazione Al cliente è stato proposto di adottare ARXivar come software gestionale per centralizzare la classificazione delle fatture digitali. La particolarità della soluzione consiste nello sviluppo di un flusso che cataloga le fatture digitali mediante machine learning.
Struttura del flusso:
- ARXivar preleva da una cartella predefinita le fatture XML suddivise in “fatture di vendita” e “fatture di acquisto”;
- il machine learning legge e analizza i dati di ogni nuova fattura, recupera le quantità dei materiali o voci di spesa contenute e assegna la fattura a un centro di costo;
- l’algoritmo classifica le fatture restituendo un livello di attendibilità espresso in percentuale. Se questa è sotto una determinata soglia, verrà richiesta l’approvazione manuale dell’utente prima di procedere con la classificazione suggerita. In ogni caso, l’utente può sempre intervenire manualmente a correggere la classificazione.
Per fare questo, è stato necessario collaborare a fianco del cliente per definire i centri di costo. Per ciascun centro di costo è stata elaborata una descrizione dettagliata, con specifica delle voci di spesa coinvolte, in modo tale che l’algoritmo di Machine Learning potesse “imparare” a suddividere in modo corretto le voci delle fatture caricate. L’algoritmo, inoltre, impara dallo storico delle voci caricate e dalle correzioni manuali dell’utente. Risultati Con ARXivar, il cliente ha potuto digitalizzare l’intera gestione delle fattura. Nello specifico, per il cliente è stato possibile:
- automatizzare l’inserimento delle fatture nel gestionale;
- automatizzare l’analisi e la classificazione delle fatture supportando il lavoro dell’utente e il processo decisionale umano, con l’effetto di velocizzare i processi;
- aggregare i dati di spesa come condizione da cui partire per ulteriori analisi e valutazioni accurate.
Partner: NORATECH
