Esigenza Il cliente gestisce un ampio flusso di richieste telefoniche provenienti da utenti e clienti che necessitano supporto, informazioni o attivazioni di pratiche.
L’obiettivo era quello di semplificare e automatizzare la gestione delle telefonate, trasformandole in dati strutturati, eliminando il rischio di errori e dispersione delle informazioni, e assicurando una tracciabilità completa.
Le principali criticità da affrontare erano:
- registrare in modo preciso e automatico le richieste ricevute via telefono
- smistare le richieste nei corretti processi e reparti interni
- ridurre il carico di lavoro manuale degli operatori
- evitare la perdita di informazioni fondamentali per la gestione clienti
Realizzazione Grazie all’integrazione tra CallFlow e ARXivar NEXT, è stata sviluppata una soluzione che sfrutta l’intelligenza artificiale per trasformare ogni chiamata in un momento di connessione intelligente, capace di raccogliere, interpretare e registrare in automatico ogni informazione ricevuta.
Il processo è così strutturato:
- L’utente compone il numero dedicato a CallFlow.
- Un sistema di AI guidata (voce o DTMF) dialoga con l’utente e raccoglie le informazioni necessarie (nome, richiesta, numero pratica, priorità ecc.).
- I dati raccolti vengono immediatamente trasferiti in ARXivar NEXT e archiviati nella classe documentale corretta, associata a processi e utenti interni specifici.
- In caso di pratiche o task specifici, ARXivar avvia automaticamente il flusso documentale o il task planner, con assegnazione al reparto competente e scadenze collegate.
- Tutto il processo è monitorabile in tempo reale e permette una gestione trasparente e tracciata delle interazioni telefoniche.
Risultati L’implementazione del servizio CallFlow ha portato benefici tangibili e immediati, tra cui:
- Azzeramento della perdita di informazioni ricevute via telefono
- Eliminazione di passaggi manuali e rischio di errore umano
- Riduzione drastica dei tempi di gestione delle richieste telefoniche
- Aumento della soddisfazione del cliente finale, che percepisce rapidità, precisione e attenzione
- Tracciabilità completa di ogni richiesta e telefonata, utile anche per audit, statistiche e controllo qualità
Con CallFlow, ogni telefonata diventa un flusso strutturato, ordinato e integrato nei processi aziendali, liberando tempo e risorse per ciò che conta davvero: le persone e le loro esigenze.
Partner: CHC
