Esigenza Il cliente è una manifattura tessile che si occupa di produzione di tessuti per grandi brand internazionali.
Ha un traffico elevato di bolle relative al materiale in entrata che vengono raccolte nei vari punti di ingresso dell’azienda al momento della ricezione del materiale.
Il processo da ottimizzare e snellire è quello di archiviazione DDT, documenti che vanno abbinati agli ordini aperti segnalati dal software gestionale.
L’ERP utilizzato dal cliente è X1 PLUS textile, verticalizzato verso l’area tessile. Realizzazione ARXivar consente di evitare la perdita dei DDT, che all’ingresso devono essere timbrati dall’operatore e scansionati per passare all’elaborazione.
Con la modifica di questo processo, oggi il cliente agisce con la seguente modalità:
- alla ricezione del DDT cartaceo applica un timbro che identifica l’operatore e lo scansiona da una delle diverse stampanti multifunzione presenti in azienda che posiziona il file in una cartella di “ascolto” di ARXivar;
- questa cartella di “ascolto”, alla ricezione di un nuovo file, fa partire un flusso automatico che indicizza in maniera univoca il file applicando al contempo un QRcode sul file PDF senza la necessità di ulteriori stampe o scansioni;
- in ARXivar, il processo automatico, con una chiamata esterna ad un motore di Intelligenza Artificiale, estrapola i dati chiave del documento (ragione sociale, partita iva, numero e data documento) aggiungendoli al profilo documentale;
- al termine di questa fase, viene generata un’anteprima del file visualizzabile direttamente nel software ERP;
- a questo punto, l’operatore, dal software ERP, può abbinare il DDT scansionato con il relativo ordine aperto, ricercando e filtrando i dati attraverso i campi precedentemente valorizzati tramite l’Intelligenza Artificiale.
Risultati Il principale beneficio riscontrato dal cliente è il risparmio di tempo nella ricerca dei documenti, al fine dell’abbinamento con gli ordini aperti nel proprio ERP , operazione che in precedenza poteva avvenire solo tramite la copia cartacea originale, spesso introvabile al momento del bisogno.
All’inizio dell’anno di esercizio successivo è previsto, inoltre, il passaggio in conservazione sostitutiva a norma con il componente nativo IX-CE, permettendo di fatto anche la dematerializzazione di tutta la mole di documenti (circa 12.000 /anno) con un significativo risparmio anche in termini di spazio e gestione. Partner: Noorduffici
