Esigenza Il progetto nasce dalla necessità dell’Ufficio Personale di gestire la documentazione relativa ai dipendenti in parte archiviata su cartelle del file system e in parte ancora in formato cartaceo.
La gestione di questa considerevole mole di documenti comportava metodi obsoleti, costosi, lenti, inefficienti e poco sicuri, soprattutto guardando a quanto imposto a livello legislativo.
Da qui l’esigenza di potersi avvalere di un Fascicolo Elettronico del Personale come soluzione da realizzare con i giusti strumenti, eliminando quella massa critica di documenti prodotti per ogni dipendente.
Vista le possibilità offerte dalle nuove tecnologie, è stata valutata la possibilità di provvedere ad archiviare i documenti e la documentazione in un unico repository tramite l’introduzione della piattaforma di Information & Process Management ARXivar. Realizzazione La prima fase del progetto ha riguardato il censimento dei documenti che devono far parte del Fascicolo del Dipendente.
Si è operata una Classificazione dei vari documenti:
- Comunicazioni a Centro per l’impiego
- Curriculum Vitae
- Documenti di Identità
- Rapporto di Lavoro
- Cedolino
- Documenti Assunzione
- Anticipi TFR
- Idoneità Sanitaria
- Attestati di Formazione Obbligatoria
- Assenze
- Polizze Assicurative
- Acconti e Saldi
- Riepiloghi Acconti e Trasferte
- Comunicazioni al Consulente del lavoro
Una volta definite le Classi Documentali, si è passati alla definizione dei profili (metadati).
Per ogni Classe Documentale sono quindi state realizzate Maschere e Modelli che guidano all’archiviazione dei documenti
Fanno eccezione alcune Classi Documentali, come i Cedolini, che prevedono un’archiviazione in modalità del tutto automatica attraverso l’utilizzo di connettori nativi di ARXivar i quali provvedono a profilare i documenti attraverso la mappatura diretta dei metadati con i valori presenti sui Cedolini stessi.
Si è quindi passati a definire le Riservatezze da applicare alle Classi Documentali per i vari Utenti e Gruppi di Utenti.
Sono inoltre state definite le relazioni che intercorrono tra le Classi Documentali e l’Anagrafica Dipendente:
Infine, sono stati implementati diversi WorkFlow e Scadenziari che hanno permesso di migliorare ed ottimizzare l’esecuzione di alcune procedure prima lasciate a e di rendere la l’Ufficio Personale più veloce, agile e preciso nel compimento delle proprie funzioni.
WorkFlow:
- Ferie e Permessi
- Welcome Dipendente per la preparazione della documentazione necessaria per l’assunzione
- Distribuzione Cedolini ai dipendenti
Scadenziari:
- Scadenza Rapporto di Lavoro
- Idoneità Sanitaria
- Documenti Identità
Risultati Gli immediati risultati raggiunti sono:
- Eliminazione della circolazione di documenti in cartaceo
- Semplificazione dei processi
- Semplificazione dei tempi di ricerca dei documenti
- Migliore condivisione delle informazioni
- Sicurezza e protezione dei documenti
- Riduzione di perdita di documenti/informazioni
- Miglioramento del servizio al Personale
Ha inoltre permesso di:
- Definire un formato standard
- Gestire in modo mirato le autorizzazioni all’accesso
- Gestire il versioning dei documenti
- Mantenere traccia delle revisioni, degli accessi, delle modifiche
- Organizzare la raccolta e la distribuzione dei documenti
- Gestire agevolmente la fascicolazione
- Impostare Scadenziari
Partner: SMEUP
