Esigenza La soluzione è nata dall’esigenza dell’ufficio HR di poter riunire in un unico strumento tutta la documentazione riguardante i propri dipendenti (sia già in essere che nuove assunzioni), gestendo non solo i documenti ma anche le varie scadenze/rinnovi e la mancanza nuovi certificati essenziali previsti, creando fascicoli distinti e allo stesso tempo rendendo disponibile tale documentazione con la dovuta sicurezza e riservatezza. Realizzazione Tramite delle maschere personalizzate l’ufficio HR inserisce in ARXivar la documentazione relativa ai dipendenti; a ogni nuovo inserimento parte un processo che gestisce i permessi di lettura di tali documenti in base all’utente indicato, smistando poi nel fascicolo giusto.
Nel caso di nuove assunzioni si avvia un secondo processo che aiuta l’HR nel completamento della documentazione prevista necessaria.
In questo modo ogni dipendente collegandosi al portale ha sempre a disposizione la propria documentazione con le varie revisioni. Risultati Il prodotto, tramite il nuovo portale web, permette di collegarsi da qualsiasi dispositivo con le proprie credenziali personali e di poter accedere in qualsiasi momento solo e soltanto al proprio fascicolo di documentazione (CV, lettera assunzione, contratto, CU, LUL, corso antincendio, ect.).
L’uso della piattaforma, ampiamente apprezzata dal personale, permette di visionare o scaricare i propri documenti ovunque ci si trovi, senza doversi recare ogni volta presso l’ufficio HR. Parallelamente, ha apportato evidenti benefici allo stesso ufficio risorse umane che, in questo modo, ha quasi azzerato i tempi di consegna delle diverse documentazioni, mantenendo sempre monitorate le scadenze e pianificando per tempo le varie attività di rinnovo.
Il sistema in uso già da due anni ha permesso di:
- Eliminare la carta.
- Ordinare la documentazione sotto un unico strumento migliorando la ricerca e il reperimento delle informazioni (sia per l’HR sia per il dipendente).
- Rispondere correttamente alle regole del GDPR e fornire uno strumento semplice da usare per tutti.
Il passo successivo è riuscire a gestire tramite processo anche le trasferte e le note spese. Partner: SMEUP
