Esigenza
Le Pubbliche Amministrazioni, caratterizzate da strutture organizzative complesse e piramidali, necessitano di strumenti digitali in grado di garantire:
- la gestione del protocollo dei documenti in ingresso e in uscita, secondo criteri rigorosi di tracciabilità, conservazione e accessibilità;
- la condivisione sicura dei documenti, sia tra uffici e reparti interni, sia con enti e soggetti esterni.
Queste esigenze derivano dalla necessità di rispettare le normative in materia di trasparenza, sicurezza e privacy, riducendo al contempo i tempi di gestione e migliorando la collaborazione interna ed esterna.
Realizzazione
La soluzione standard proposta da Present, basata su ARXivar NEXT, permette di:
- implementare un sistema di protocollo informatico integrato con i sistemi gestionali già in uso nella PA;
- configurare workflow automatizzati per la gestione e distribuzione dei documenti;
- garantire la sicurezza e la protezione dei dati fin dalla fase di progettazione, secondo i principi di privacy by design.
Sono inoltre disponibili componenti dedicati, progettati per rispondere in maniera mirata alle necessità del settore pubblico:
- Modulo Condivisione: facilita lo scambio di documenti lungo tutta la catena gerarchica e verso l’esterno, con livelli di autorizzazione controllati.
- Modulo Storia: consente una consultazione immediata della cronologia del documento, includendo creazione, modifiche, condivisioni e consultazioni.
Risultati
L’adozione della soluzione ARXivar per le Pubbliche Amministrazioni genera benefici concreti e misurabili:
- Protocollo documentale automatizzato e conforme alle normative vigenti.
- Workflow personalizzabili per i processi interni.
- Condivisione sicura e controllata dei documenti.
- Tracciabilità completa e consultabile di tutte le operazioni.
- Progettazione orientata alla privacy (privacy by design).
- Integrazione con sistemi già esistenti in ente.
- Conservazione a norma dei documenti protocollati.
Grazie a queste funzionalità, le PA ottengono una gestione più efficiente e trasparente, riducono i tempi di lavorazione, migliorano la collaborazione tra uffici e garantiscono la massima sicurezza e conformità normativa.
Partner: Present