Esigenza: Nel settore packaging, la gestione degli ordini è un processo complesso e strategico: ogni giorno le aziende ricevono numerosi documenti in formati e layout differenti da clienti internazionali.
Quando il processo è gestito manualmente, si incontrano diverse criticità:
- elevato dispendio di tempo per data entry ripetitivo, con rischio di errori;
- difficoltà di sincronizzazione delle informazioni e di monitoraggio dello stato di avanzamento, soprattutto in aziende con stabilimenti dislocati su più continenti;
- fragilità nella governance documentale, con pericolo di duplicazioni, versioni obsolete e mancanza di conformità normativa.
L’azienda cliente – attiva a livello internazionale nella produzione di packaging – necessitava di una soluzione per:
- ridurre il carico manuale delle attività;
- garantire la correttezza dei dati inseriti;
- migliorare l’accesso e la condivisione delle informazioni;
- digitalizzare e tracciare l’intero ciclo di vita degli ordini.
Realizzazione: È stata implementata una soluzione basata su ARXivar, progettata per digitalizzare e automatizzare l’intero flusso ordini, con un approccio modulare e scalabile.
- Acquisizione automatica degli ordini da mailbox dedicate, con controllo univocità e verifica della revisione dei documenti.
- Estrazione dati intelligente tramite modelli AI basati su Azure Document Intelligence, capaci di leggere e normalizzare le informazioni contenute in testate, righe e piè di pagina, a prescindere dal layout.
- Automazione BPM: generazione automatica di numeri progressivi, gestione delle eccezioni con workflow dedicati e intervento manuale solo se necessario.
- Integrazione con ERP: caricamento automatico dei dati normalizzati nei sistemi gestionali, eliminando quasi del tutto il data entry.
- Governance e tracciabilità: archiviazione digitale centralizzata, versioning automatico, gestione accessi, notifiche per revisioni e scadenze.
- Monitoraggio KPI: dashboard interattive in Power BI per una supervisione in tempo reale e per facilitare il processo decisionale.
- Scalabilità: la soluzione supporta plant distribuiti globalmente e consente l’aggiunta di nuovi clienti o varianti documentali senza modifiche invasive.
Risultati: L’automazione della gestione ordini ha generato benefici concreti e misurabili:
- Riduzione dei tempi di gestione fino al 70% e drastica diminuzione degli errori di data entry.
- Gestione manuale limitata al 4% degli ordini complessivi.
- Trasparenza e collaborazione migliorate grazie a un repository unico e aggiornato in tempo reale.
- Conformità e tracciabilità garantite, con uno storico completo utile per audit interni ed esterni.
- Risparmio operativo grazie all’eliminazione della carta e alla riduzione degli spazi fisici di archiviazione.
- Flessibilità futura, in quanto la modularità del sistema permette di estendere l’automazione ad altri processi aziendali, sostenendo il percorso di digitalizzazione a lungo termine.
Grazie a un approccio data-driven e alla combinazione tra automazione, intelligenza artificiale e Advanced Analytics, l’azienda ha aumentato efficienza, reattività e competitività in un settore in continua evoluzione. Partner: Bios Management