Esigenza Il cliente desiderava automatizzare l’invio degli ordini di acquisto, inclusi i relativi allegati, immediatamente dopo l’approvazione interna.
Inoltre, richiedeva che il fornitore ricevesse un link per scaricare tutta la documentazione, con la possibilità di monitorare l’avvenuto download e, se necessario, revocare l’accesso in qualsiasi momento. Realizzazione ARXivar è da tempo conforme all’interfaccia ArchiveLink di SAP, grazie al connettore SAP-ARXivar sviluppato da Regesta. Questo connettore permette una gestione completa dei documenti in entrata e in uscita dall’ERP, integrando i flussi logistici e contabili sia attivi che passivi. Supporta la dematerializzazione, l’applicazione di timbri digitali, la gestione della posta elettronica, l’automazione dei processi di vendita e la gestione dei portafogli clienti e fornitori.
Di conseguenza, ARXivar è già pronto e compatibile per l’archiviazione degli ordini di acquisto tramite il connettore. Ogni volta che un ordine di acquisto viene rilasciato nel gestionale, la relativa stampa, con tutti i metadati, viene automaticamente archiviata in ARXivar. A quel punto, viene attivato un workflow che raccoglie gli allegati necessari e invia al fornitore un’email con un link personalizzato per il download dei documenti. La mail, inoltre, viene personalizzata con la grafica dell’azienda mittente.
Il cliente ha la possibilità di monitorare in tempo reale l’utilizzo del link, verificando se e quali documenti sono stati consultati. In caso di necessità (ad esempio, in caso di revisione), può revocare l’accesso ai documenti in qualsiasi momento. Risultati Grazie ad ARXivar, il cliente può automatizzare e centralizzare l’invio della documentazione ai fornitori, sfruttando appieno i workflow approvativi e le funzionalità avanzate della piattaforma.
Questo approccio ha reso il processo di comunicazione con i fornitori più efficiente, riducendo al minimo la possibilità di errori e migliorando il controllo su ogni fase del flusso documentale. Partner: Regesta