Esigenza Il cliente richiede l’implementazione di una soluzione software che permetta di supportare, in termini di digitalizzazione, il processo della gestione delle verifiche tecnico professionali.
Il progetto si colloca nell’ambito della gestione del portafoglio impianti di generazione energetica; esso ha il duplice scopo di massimizzare la disponibilità e l’efficienza degli impianti, minimizzando i costi di esercizio e manutenzione e massimizzando il profitto derivante dalla gestione del portafoglio energetico.
In particolare il progetto, grazie all’implementazione della piattaforma digitale ARXivar NEXT, supporta il processo di verifica tecnico professionale necessaria per i fornitori esterni nelle fasi preliminari, per poi procedere all’esercizio e alla manutenzione degli impianti di generazione. La soluzione permette infatti di gestire l’acquisizione e la verifica della documentazione prodotta dai fornitori con maggiore efficacia ed efficienza, validando la conformità dei requisiti necessari dal punto di vista aziendale, del personale incaricato e dei mezzi utilizzati nello svolgimento delle attività. Realizzazione Partendo dalle esigenze indicate dal cliente è stata implementata la piattaforma ARXivar NEXT per supportare la gestione delle verifiche tecnico professionali. Più dettagliatamente è stato realizzato quanto elencato sinteticamente di seguito:
- AMBITO ACCESSO AL SISTEMA: l’utente ARXivar NEXT accede al sistema utilizzando le proprie credenziali di dominio, o di ARXivar Next, a seconda del gruppo di lavoro di appartenenza.
- AMBITO CREAZIONE ORDINE – ACCORDO QUADRO O ORDINE CHIUSO: l’utente ARXivar NEXT ha la possibilità di inserire semplicemente un ordine utilizzando una specifica funzionalità dedicata, a fronte del completamento della quale ARXivar NEXT effettua automaticamente la creazione dell’ordine.
- AMBITO DELLA GESTIONE ORDINE: ogni ordine creato è passibile di modifica, duplicazione, nel caso esso debba essere assegnato ad altro fornitore, e di generazione di “call off”, con specifiche gestioni peculiari della tipologia “call off”. Per ogni ordine il sistema rende disponibile la gestione della relativa documentazione e la possibilità di associare un referente utente fornitore abilitato al caricamento della documentazione richiesta.
- AMBITO DELLA GESTIONE DIPENDENTI E MEZZI DEI FORNITORI: L’utente ARXivar NEXT riceve un task per la gestione dei dipendenti e dei mezzi del fornitore dove, da sistema e tramite operazioni dedicate, è possibile:
- Creare nuove anagrafiche dipendenti e relativa documentazione obbligatoria che deve essere processata e validata.
- Assegnare dipendenti all’ordine in oggetto.
- Creare nuove anagrafiche mezzi e la relativa documentazione obbligatoria che deve essere processata e validata.
- Assegnare mezzi all’ordine in oggetto.
- AMBITO DELLA GESTIONE DEL SUBAPPALTO: L’utente ARXivar NEXT seleziona un ordine e, con apposita funzionalità, indica al sistema di avviare il processo per la creazione di un subappalto.
- AMBITO DELLA VALUTAZIONE FINALE FORNITORE: L’utente ARXivar NEXT seleziona un ordine di tipo “Ordine Chiuso” o “Call-Off” e, tramite apposito comando, seleziona il processo per la valutazione finale del fornitore.
Risultati Attraverso l’impiego della piattaforma ARXivar NEXT e ad un uso diffuso delle funzionalità innescate da specifici workflow, il cliente dispone oggi di un efficace ed efficiente sistema di gestione del processo di verifiche tecnico professionali, che produce i benefici elencati sotto:
- Processi di lavoro standardizzati e semplificati, con conseguente miglioramento dei tempi e del presidio dei processi;
- Riduzione sensibile dei documenti cartacei e conseguente eliminazione delle ricerche manuali e di archivio, con accresciuta rapidità operativa;
- Miglioramento della qualità delle attività svolte dagli utenti, con focalizzazione dei medesimi sugli ambiti a maggior valore;
- Maggiore integrazione operativa con conseguente miglioramento dell’efficienza;
- Sicurezza degli archivi contenenti il materiale digitalizzato.
Partner: Lutech