Esigenza Un’importante azienda siderurgica necessitava di superare le inefficienze legate alla gestione frammentata e manuale della documentazione per la fornitura di opere e servizi.
Questo processo includeva l’approvazione degli ordini ai fornitori di servizi tecnici e di opere da eseguire all’interno degli stabilimenti, la redazione di contratti complessi e la valutazione delle forniture.
La mancanza di integrazione causava ritardi significativi, incoerenze nella sincronizzazione dei dati e scarsa visibilità delle informazioni, compromettendo l’efficienza operativa e la qualità dei prodotti. Realizzazione È stata implementata una soluzione integrata con ARXivar NEXT e il gestionale Smeup ERP, digitalizzando l’intero processo di gestione degli ordini ai fornitori, dei contratti e della valutazione della fornitura.
1. Archiviazione e Profilazione
Gli ordini generati nel gestionale Smeup ERP, relativi a opere da eseguire e servizi tecnici, vengono automaticamente archiviati su ARXivar NEXT. A seguito dell’archiviazione, si avvia un workflow che completa la profilazione e determina l’approvazione necessaria, assicurando che le forniture rispettino gli standard di qualità.
2. Iter di Approvazione Strutturato
Gli approvatori sono assegnati in base a soglie predefinite e possono approvare, respingere o richiedere modifiche.
Una volta approvato, l’ordine viene inviato all’Ufficio Acquisti, che lo inoltra al fornitore con la documentazione contrattuale automaticamente allegata alla mail. I documenti sono gestiti tramite un sistema di barcode, che archivia automaticamente le copie firmate restituite dai fornitori.
3. Gestione Automatizzata dei Contratti
L’Ufficio Acquisti utilizza modelli standardizzati per redigere i contratti, che vengono poi validati dall’Ufficio Legale. I contratti validati sono archiviati insieme agli ordini approvati, centralizzando tutta la documentazione e garantendo chiarezza nelle condizioni contrattuali.
4. Valutazione Efficiente delle Forniture
Quando l’ordine è completamente evaso e il suo stato viene aggiornato nel gestionale Smeup ERP, il sistema avvia automaticamente il processo di valutazione. L’utente responsabile dell’ordine riceve un task per compilare un modulo standard con dettagli e punteggi, che viene allegato all’ordine evaso, chiudendo il ciclo documentale e facilitando il monitoraggio della qualità delle forniture. Risultati L’adozione della soluzione integrata ha portato a miglioramenti significativi:
- Efficienza Operativa: la digitalizzazione ha ridotto i tempi di approvazione e gestione degli ordini, eliminando ritardi e alleggerendo il carico di lavoro, migliorando la capacità di risposta alle richieste di fornitura.
- Tracciabilità e Visibilità: la gestione centralizzata offre una visione completa e accessibile della documentazione, facilitando il monitoraggio dello stato e della conformità dei documenti, essenziale per mantenere la qualità delle forniture.
- Centralizzazione dei Dati: tutti i documenti sono archiviati in un unico sistema, migliorando l’accesso e la coerenza delle informazioni, fondamentale per la gestione efficiente dei contratti e delle forniture.
- Gestione Contratti Efficiente: l’uso di modelli standard e di un processo di verifica strutturato ha semplificato la redazione dei contratti, riducendo errori e controversie e garantendo condizioni chiare.
- Valutazione delle Forniture più Efficace: la digitalizzazione ha reso le valutazioni più oggettive e dettagliate, facilitando il monitoraggio delle performance dei fornitori.
- Maggiore Conformità e Sicurezza: la gestione elettronica ha migliorato la sicurezza dei dati e garantito la conformità alle normative, aspetti cruciali per il settore siderurgico.
Grazie a questa soluzione, l’azienda ha ottenuto processi più rapidi, una gestione documentale più accurata e un miglioramento significativo della qualità operativa. Partner: Smeup