Esigenza Il nostro cliente, azienda manifatturiera italiana con un importante approvvigionamento di materie prime dall’Italia e dall’estero, aveva l’esigenza di snellire le attività dedicate all’accreditamento dei nuovi fornitori, nonché mantenere aggiornate tutte le schede tecniche dei materiali approvvigionati senza ricorrere a comunicazioni non strutturate come email.
In particolare le attività maggiormente time consuming, risultavano essere:
- Raccolta di documenti;
- Integrazione informazioni con altri sistemi aziendali (ERP SAP);
- Negoziazione e Firma di contratti (in differenti lingue);
- Processi approvativi che includono diversi uffici;
- Aggiornamento documentazione tecnica;
Realizzazione Present grazie ad ARXivar e al connettore con SAP (Cockpit SAP by Present Spa) ha sviluppato una soluzione fruibile via browser con le seguenti funzionalità:
- Identificazione (riconoscimento) e creazione utenza fornitore completamente automatizzata.
- Input dati e caricamento documenti tramite maschera.
- Creazione automatica anagrafica in SAP 4HANA.
- Classificazione e archiviazione automatica dei documenti.
- Workflow per validazione documenti caricati, reminder automatici elementi mancanti o scaduti.
- Workflow con task automatici e/o approvazione utente nel processo di negoziazione delle condizioni del contratto di fornitura.
- Firma elettronica del contratto.
Risultati La soluzione realizzata consente l’efficientamento del processo di OnBoarding fornitori con i seguenti vantaggi:
- Accesso remoto per completare le procedure di compilazione e trasmissione documenti.
- Classificazione e archiviazione automatica.
- Integrazione con SAP 4HANA i per eliminare ridondanze e disallineamenti.
- Rispetto delle normative e dei requisiti di privacy by design.
- Collaboration controllata e sicura con la controparte esterna all’organizzazione.
- Contract management con firma elettronica.
- Tracciabilità delle attività per monitorare lo stato di avanzamento.
Le soluzioni Present per la gestione digitale dei processi di onboarding offrono un approccio efficiente e scalabile per integrare nuovi fornitori, migliorando la produttività e l’efficienza complessiva dell’azienda. Partner: Present
