Esigenza
Digitalizzazione dei contratti clienti
Le organizzazioni di ogni dimensione – specialmente quelle con strutture distribuite su più unità organizzative – operano spesso senza un accordo standard siglato e registrato nell’ambito della gestione dei Contratti Clienti.
Per ovviare a tale problema e per tutelarsi in modo adeguato da possibili disguidi legali, l’esigenza è quindi quella di procedere alla digitalizzazione dei contratti Clienti (nuovi ed in essere) e alla loro standardizzazione. L’obiettivo è colmare eventuali assenze contrattuali e tutelare entrambi le parti nel rapporto di collaborazione rendendo la sottoscrizione dei Contratti automatica con procedure di Firma Elettronica per il Cliente e Firma Qualificata per l’Organizzazione. Realizzazione
La soluzione ARXivar per la digitalizzazione dei contratti
È stata implementata una soluzione ARXivar per la digitalizzazione dei contratti clienti che consente di comporre i singoli contratti su modelli standard approvati dall’organizzazione, integrando i dati del cliente specifico.
Successivamente il Contratto viene inviato al Cliente già in formato digitale (PDF). Il cliente può apporre in modo semplice e intuitivo una firma elettronica FEA/FES (Firma Elettronica Avanzata o Firma Elettronica Semplice), fornita e certificata da una Certification Authority (come Namirial). Il processo si conclude con la FEQ (Firma Qualificata) da parte dell’Organizzazione e l’invio del contratto PDF completo di entrambe le firme al cliente.
Tramite Workflow è perciò possibile gestire i processi di:
- firma FEA con regole tecniche di firma e tempistiche definiti dall’Organizzazione
- Firma FEQ per la sigla finale del Contratto
e prevedere l’invio del contratto via e-mail (e-mail + allegato oppure tramite ArxLink) direttamente al Cliente.
La soluzione prevede anche la gestione multilingua, grazie a opportune configurazioni messe a disposizione dalle Rubriche ARXivar e realizzando specifici Modelli ARXivar relativi ai Contratti e definire i Template Namirial in Lingua (IT; IT e EN). Risultati
Gestione dei contratti full digital
La soluzione per la digitalizzazione dei contratti garantisce i seguenti vantaggi:
- Gestione paperless del processo di generazione e firma del contratto da parte di tutte le parti con pieno valore legale;
- Completo presidio delle informazioni e dello stato di avanzamento del singolo contratto;
- Governo dei processi interni e collaborativi con la controparte esterna all’Organizzazione secondo procedure standard;
- Tutela del rapporto con il Cliente e utilizzo esclusivo dei modelli approvati dall’Organizzazione;
- Gestione multilingua estendibile nel tempo a localizzazioni diverse.
Partner: Present
