Esigenza: Il cliente, top player della logistica industriale, aveva la necessità di gestire in modo centralizzato ed efficiente le fatture attive e passive e le relative note di credito, sia italiane sia estere, eliminando le attività manuali e riducendo così il rischio di errore umano grazie all’automatizzazione dei processi. Realizzazione: Le fatture nazionali attive e passive, attraverso il sistema documentale ARXivar e le sue funzionalità di WorkFlow Management, e la relativa conservazione a norma sono state gestite grazie all’integrazione con il sistema ERP e i servizi di ABLE Tech.
Il processo implementato prevede l’invio e la ricezione delle fatture attive e passive verso e dallo SDI, garantendo:
- Completa automatizzazione del processo di gestione dei documenti fattura dalla fase di produzione a quella di archiviazione.
- Importazione nel sistema documentale ARXivar delle notifiche in formato XML (come ricevute da SDI) e collegamento al documento originale per tracciarne le fasi di gestione.
- Aggiornamento dello stato del documento in ARXivar sulla base delle notifiche, a vantaggio degli utenti.
- Fascicolazione dei documenti per specifiche classi documentali.
Per le fatture estere, ARXivar legge i documenti in formato PDF e li importa nel sistema documentale. Successivamente i documenti sono sottoposti ad un ARXivar WorkFlow che li invia al servizio dedicato per la conservazione a norma. Risultati: L’adozione di ARXivar e del suo sistema di WorkFlow Management per gestire le fatture attive e passive, italiane ed estere, ha portato diversi effetti positivi sul lavoro quotidiano da parte degli operatori:
- Considerevole risparmio in termini di tempo rispetto alle procedure manuali.
- Tutti i metadati di profilo delle fatture sono completati in automatico leggendo il formato XML dei documenti.
- L’invio in conservazione si è trasformato in un’attività massiva ed automatica gestita via software.
- Verifiche in tempo reale del workflow con notifiche degli stati dei documenti.
- Le funzioni implementate permettono agli utenti di individuare i documenti da gestire rispetto a quelli già gestiti.
Partner: Lutech
