Esigenza: L’esigenza è nata da un’azienda produttrice di motori e generatori elettrici che gestisce annualmente milioni di documenti tra distinte base, ordini e file di progetto creati tramite Autocad ed altri designer grafici e PLM.
Vista la mole di documenti da gestire e la complessità dei processi di approvazione, il cliente ha richiesto una soluzione in grado di eliminare per quanto possibile la carta, digitalizzando i documenti ed ottimizzando in maniera significativa tutti i processi di approvazione dei materiali e degli ordini di acquisto. È stata, inoltre, richiesta l’integrazione con il loro ERP e PLM per il transito e l’approvazione dei documenti.
I flussi di approvazione richiesti sono abbastanza complessi e molti attori ne sono coinvolti. È stato, quindi, richiesto che i documenti potessero avere informazioni a corredo con la possibilità di essere revisionati.
Per la gestione degli ODA, l’esigenza è stata quella di avere uno strumento in grado di inviare al cliente il documento in maniera sicura, avendo la possibilità di tracciarne l’apertura e di inviare solleciti.
La soluzione doveva permettere diversi livelli di accesso con diverse riservatezze e layout grafici customizzati in base al ruolo dell’utente. Lo strumento doveva essere accessibile da qualsiasi dispositivo all’interno della loro rete aziendale (Smartphone, Tablet, PC). Realizzazione: Il prodotto ARXivar è stato customizzato sulla base delle esigenze esposte dal cliente, andando a implementare una struttura in grado di gestire tutte le tipologie documentali richieste. La soluzione ha saputo ridurre drasticamente l’utilizzo della carta in azienda andando a digitalizzare buona parte dei documenti.
L’applicazione è in grado, trattandosi di un BPM, di gestire e ottimizzare la gestione dei flussi di lavoro aziendale. Questo ci ha permesso quindi di disegnare, gestire e controllare i processi approvativi richiesti dal cliente in modo semplice per migliorare l’azienda e ridurre i tempi di ogni singola attività.
Lo strumento è stato integrato tramite dei connettori costruiti ad hoc in modo da poter dialogare con SAP ed il loro PLM. Questo ha permesso di poter inviare informazioni e documenti da Arxivar verso i vari software terzi.
Infine la soluzione, essendo totalmente web responsive, permette agli utenti di poter accedere da qualsiasi dispositivo avendo come unico requisito l’accesso ad internet. Risultati: La soluzione fornisce una serie di funzionalità “documentali” fondamentali per il cliente, tra le quali:
- Archiviazione dei documenti in maniera ordinata e corredata di informazioni;
- Facilità di ricerca e fruizione dei dati/documenti;
- Possibilità di revisionare i documenti in caso modifica con conseguente storicizzazione delle vecchie versioni;
- Fascicolazione automatica dei documenti e creazione di relazioni logiche tra documenti di diverse tipologie;
Il potente motore di workflow messo a disposizione dal prodotto e le configurazioni e ottimizzazioni fatte hanno permesso di:
- Ottimizzare i flussi di lavoro approvativi
- Schedulare in maniera efficace le attività da assegnare ai vari attori dei processi
- Tracciare le tempistiche di conclusione delle attività da parte degli utenti per poter intervenire migliorando l’efficienza operativa
- Inviare notifiche mail ai vari attori, inviare documenti tramite condivisioni link
La soluzione di gestione digitalizzata dei processi di lavoro e dei documenti proposta consente di gestire efficacemente tutti i documenti che transitano all’interno dell’azienda in maniera digitale, ottimizzando i flussi di approvazione e validazione sulle distinte e sui materiali. Partner: PRESENT
