Esigenza: L’esigenza nasce da una ditta di produzione che ha richiesto la creazione di un processo per la gestione di nuove richieste di preventivo, consentendo agli attori coinvolti di gestire, in modo semplice e senza perdere dati o documenti, solo le richieste per i propri rivenditori assegnati.
A questa esigenza se ne sono aggiunte altre come la dematerializzazione di tutti i documenti e la gestione di una conferma, di una modifica o di un rifiuto da parte del rivenditore. Realizzazione: La soluzione realizzata fornisce una serie di funzionalità “documentali” fondamentali per il cliente, tra queste:
- Archiviazione automatica delle richieste arrivate via mail attraverso una casella postale definita
- Archiviazione dei documenti in maniera ordinata e corredata di informazioni
- Facilità di ricerca e fruizione dei dati/documenti
- Fascicolazione automatica dei documenti e creazione di relazioni logiche tra documenti di diverse tipologie
Grazie al motore di workflow messo a disposizione dal prodotto, è stato realizzato, gestito e controllato il processo relativo alla richiesta di creazione di un preventivo all’interno di ARXivar. Ecco il processo:
- Il flusso parte con l’arrivo di una mail/archiviazione tramite maschera di una richiesta di preventivo
- Al suo interno, gli attori coinvolti, sono in grado di aggiungere informazioni o associare dei documenti alla richiesta
- Attraverso alcune funzionalità di ARXivar (come l’ARXlink), viene effettuato un invio automatico delle mail ai rivenditori, con pagina personalizzata in HTML, CSS e script Javascript esterni per permettere al rivenditore di scaricare i documenti ed approvare, rifiutare o richiedere una modifica del preventivo (entrando così in un altro flusso)
- La flessibilità di ARXivar permette, per di più, di usufruire delle web Api (fornite dal cliente) per creare un connettore che s’interfacci direttamente con il gestionale interno
Risultati: Le configurazioni e ottimizzazioni fatte hanno permesso di:
- Gestire in automatico le richieste in entrata andando ad assegnarle ad attori specifici in base al rivenditore (mapping)
- L’invio automatico di tutti i documenti finali per l’approvazione di un preventivo
- Tracciare le tempistiche di conclusione delle attività da parte degli utenti per poter intervenire migliorando l’efficienza operativa
Partner: PRESENT
