Esigenza In molti processi aziendali viene richiesta la firma in calce per ufficializzare un’approvazione.
Affrontando la digitalizzazione dei processi, che porta vantaggi in termini di tracciabilità, controllo, standardizzazione e velocità di esecuzione, si presenta la necessità di sostituire la firma in calce in firma elettronica. La firma elettronica è disponibile in diverse tipologie caratterizzate da modalità di apposizione, complessità di autenticazione e validità giuridica; questo significa che, a differenza della firma in calce, che era la sola disponibile, possiamo scegliere la firma elettronica appropriata per ogni tipo di processo e/o documento.
Tornando alla digitalizzazione dei processi, molti di questi possono essere gestiti con una firma FES (Firma Elettronica Semplice) perché l’ambito del processo non richiede una forte validità giuridica o fiscale e, nel contempo, si ha la necessità di attuare un processo snello senza complessità . Realizzazione Per quei processi autorizzativi che non necessitano di una firma forte (FEA o firma in calce) ATF propone di applicare la FES (Firma Elettronica Semplice).
- Per i processi gestiti internamente la FES è garantita, con l’approvazione di un TASK all’interno di un WORKFLOW
- Per processi che richiedono l’interazione con soggetti esterni, la FES può essere gestita tramite lo strumento più diffuso: la posta elettronica.
ATF ha studiato una serie di processi che governano lo scambio di posta elettronica in modo da applicarli a quelle procedure di business che possono essere governate con una FES.
Requisito necessario per l’utilizzo della FES è la “dotazione” di una casella di posta elettronica. Sarà attraverso la casella di posta che transiteranno i documenti da sottoporre a firma. Tali documenti verranno considerati autorizzati mediante esclusive e predefinite risposte alle email.
Un esempio pratico della soluzione proposta, trova applicazione nei processi approvativi delle copie commissioni, ossia nei processi approvativi del ciclo di vendita (dall’emissione dell’offerta fino all’accettazione dell’ordine, passando per i documenti generati nel corso della trattativa). Risultati La Firma Elettronica Semplice è il sistema dinamico, versatile e sostenibile in termini di complessità che garantisce l’autenticità di chi la appone.
Se autorizzata dal legale aziendale e, in linea col regolamento eIDAS
I vantaggi di firmare digitalmente i documenti sono:
- Risparmio di tempo: la gestione diventa veloce e pratica (si pensi anche a soggetti geograficamente distanti fra loro).
- Risparmio economico: si riducono i costi di stampa e di spedizione.
- Automazione delle procedure: si semplificano i flussi di lavoro in azienda poiché le firme di approvazione si traducono in semplici richieste on line.
Partner: ATF