Esigenza Uno delle principali criticità che ogni dealer del settore automobilistico percepisce è il bisogno di gestire la quantità di carta utilizzata per ogni transazione di veicoli nuovi o usati. Carta che inevitabilmente si accumula nel back office ed in ogni area disponibile o meno degli uffici. Una tale gestione comporta un notevole costo sia in termini di affitto e gestione del magazzino all’interno del quale vengono archiviati i documenti, sia in termini di materia prima utilizzata. infine, l’enorme quantità di documenti rende difficile distinguere l’ultima versione attendibile degli stessi con un grande spreco di risorse e tempo. Realizzazione La prima fase è quella di acquisizione di tutte le informazioni contenute nei documenti prodotti dal DMS, fase che viene gestita in completa autonomia dal software, archiviandoli e rendendoli facilmente disponibili e consultabili, secondo le rispettive autorizzazioni a tutti gli utenti, sia all’interno dell’azienda sia in mobile all’esterno. Tutti i documenti sono archiviati ed indicizzati per le loro caratteristiche e dati fondamentali e secondo il contenuto dello stesso documento, permettendo cosà una completa ricerca FULL TEXT.
La seconda fase è la configurazione e l’abilitazione dei processi e dei Workflow completamente automatizzati e di quelli che richiedono l’intervento degli utenti. Durante tutto il processo di digitalizzazione il cliente è sempre coinvolto attivamente in modo che tutto venga predisposto secondo le sue necessità e nel modo che meglio rispecchia il risultato che vuole ottenere. Risultati Il software è così pronto a gestire i documenti e le informazioni riguardanti la gestione del nuovo, dell’usato e dell’assistenza tecnica, grazie alla sua completa compatibilità con il software aziendale, una customizzazione puntuale ed una applicabilità pressoché illimitata.
Nel dettaglio, le singole attività che compongono e completano le precedenti macro-attività possono così suddividersi:
Management Amministrativo
- Arricchimento delle fatture elettroniche tramite l’acquisto e l’estrazione degli allegati da file XML della fatturazione elettronica
- Amministrazione delle fatture inviate per mezzo del Sistema di Interscambio (ciclo attivo della fatturazione elettronica)
- Invio in conservazione fatture in nome e per conto
- Invio in conservazione libri giornale, registri iva, ecc.
- Gestione contratti fornitori
- Approvazione fatture acquisto
- Gestione omaggi
- Gestione buste paga
- Gestione fringe benefit
- Richiesta ferie
Esercizio di gestione caratteristica
- Inserimento in “pratica” o “fascicolo” e inserimento in “elenco barcode” dei documenti di tipo ODL e proposta acquisto veicoli in attesa scansione dei documenti
- Recall cliente
- Gestione reclami
- Gestione multe
- Tracciatura della condivisione dei documenti inviati a terzi
- Gestione test-drive
- Vendita auto nuova con eventuale ritiro usato/rottamazione
- Vendita auto usato con eventuale ritiro usato/rottamazione
- Gestione documenti pratiche VN/VU
- Gestione Finanziamenti/NLT/Leasing/BuyBack
- Gestione noleggi/Contratto di fornitura di veicoli
- Gestione vetture sostitutive
- Gestione assicurazioni
Partner: ADAWEN
