Gestione digitale degli incidenti di sicurezza in conformità alla NIS2 | ARXivar

Esigenza

L’entrata in vigore della Direttiva NIS2 e del D.Lgs. 138/2024 ha reso necessario adottare un processo strutturato per la gestione degli incidenti di sicurezza, in grado di coordinare persone, attività, evidenze e scadenze normative. L’organizzazione aveva l’esigenza di superare una gestione frammentata delle segnalazioni e disporre di un percorso operativo unico, applicabile a tutto il personale e capace di:

• raccogliere in modo uniforme tutte le informazioni relative all’evento;
• assegnare con chiarezza ruoli e responsabilità a operatori, Referente CSIRT, Direzione e figure privacy;
• classificare l’evento sulla base di criteri oggettivi e documentati;
• monitorare le finestre temporali previste per pre-notifica, notifica e relazione finale;
• gestire in parallelo gli eventuali Data Breach, nel rispetto degli adempimenti GDPR;
• conservare uno storico completo e facilmente consultabile delle segnalazioni e delle attività svolte.

Realizzazione

È stato realizzato in ARXivar un workflow guidato che governa l’intero ciclo di vita dell’incident e genera automaticamente il modulo di gestione dell’evento, aggiornandolo progressivamente con le informazioni raccolte durante il processo.

1. Rilevazione e segnalazione. Il reparto incaricato valuta l’evento, inserisce i dati essenziali tramite una maschera guidata e avvia il workflow. Il sistema registra descrizione, date, modalità di rilevazione, soggetti coinvolti e prime evidenze.
2. Valutazione e classificazione. Il Referente CSIRT analizza l’impatto sulla riservatezza, integrità e disponibilità delle informazioni, sulla continuità operativa e su persone o beni. In base alle risposte, l’evento viene classificato come near miss, incidente non significativo, incidente significativo o evento con coinvolgimento di dati personali.
3. Attivazione dei ruoli competenti. Il flusso coinvolge automaticamente gli attori previsti: operatori tecnici, Referente CSIRT e, per gli incidenti significativi, la Direzione. Se sono interessati dati personali, viene attivato in parallelo il processo di gestione del Data Breach con Privacy Specialist ed eventuale DPO.
4. Gestione delle scadenze NIS2. In presenza di un incidente significativo, il workflow supporta il rispetto delle tempistiche: pre-notifica al CSIRT entro 24 ore, notifica entro 72 ore e relazione finale entro 30 giorni, a partire dalla disponibilità di evidenze oggettive.
5. Gestione, comunicazione e chiusura. Le attività di mitigazione, le valutazioni sulla comunicazione alle parti interessate e gli eventuali confronti con CSIRT e ACN vengono documentati nel fascicolo dell’incidente fino alla sua conclusione.

Gli utenti autorizzati dispongono inoltre di una vista di ricerca dedicata, dalla quale possono consultare gli incidenti in corso e conclusi, verificarne lo stato, il responsabile assegnato, le principali scadenze e tutta la documentazione prodotta.

Risultato

La soluzione ha trasformato la gestione degli incidenti in un processo digitale, coordinato e verificabile, riducendo il rischio di omissioni, ritardi e passaggi non documentati. In particolare, consente di ottenere:

• tempestività operativa, grazie a task guidati e scadenze sempre monitorabili;
• ruoli e responsabilità chiari, con l’attivazione degli interlocutori corretti in ogni fase;
• classificazione uniforme, basata su criteri condivisi e domande puntuali;
• conformità e controllo, attraverso la gestione coordinata degli adempimenti NIS2 e privacy;
• tracciabilità completa di decisioni, comunicazioni, documenti ed evidenze;
• reperibilità immediata dello storico degli eventi, utile anche per analisi periodiche e riesame della Direzione.

Il risultato è un processo affidabile e sempre sotto controllo, che supporta l’organizzazione nel rispondere con tempestività agli incidenti e nel dimostrare, in ogni momento, la corretta applicazione delle procedure previste.