Esigenza
Un’azienda operante nel settore edile aveva la necessità di disporre di un unico ambiente per strutturare il processo di accreditamento dei fornitori, gestirne i dati anagrafici e quelli dei dipendenti, raccogliere e verificare la documentazione richiesta, monitorandone validità e scadenze e riducendo le attività manuali di controllo.
Era inoltre necessario poter collegare la conformità documentale alle commesse e alle attività operative dell’azienda.
Realizzazione
La soluzione ha previsto la realizzazione in ARXivar Document & Process Management di un Portale Fornitori che consente di gestire in un unico ambiente l’intero processo di accreditamento e controllo documentale dei fornitori, mettendo in relazione anagrafiche, documenti, commesse, dipendenti e attività operative.
Il fornitore, attraverso un accesso dedicato, può operare all’interno della propria Scheda Fornitore, aggiornare i dati anagrafici e caricare la documentazione richiesta per il percorso di qualifica. Per ogni documento è possibile gestire tipologia, informazioni descrittive e data di scadenza, mantenendo così sotto controllo la validità della documentazione nel tempo. La soluzione prevede inoltre sezioni specifiche per i documenti di commessa e per la documentazione relativa ai dipendenti e ai lavoratori dell’azienda fornitrice.
Anche dal lato dell’azienda il portale mette a disposizione un ambiente strutturato per il controllo delle attività. Il menu è organizzato in aree dedicate a Fornitori, Commesse e Progetti/Attività, consentendo agli operatori di accedere rapidamente alle diverse funzioni. Nell’area Fornitori sono disponibili, ad esempio, il nuovo accreditamento, le ricerche documentali, la ricerca degli accreditamenti, la gestione delle e-mail e la rubrica; l’area Commesse permette invece l’inserimento delle commesse e mette a disposizione viste di ricerca e consultazione dei documenti, dei fornitori e delle commesse. L’area Progetti comprende schede, attività, documentazione di progetto, Scope of Work, ricerche ed elenchi collegati.
Il sistema supporta inoltre il presidio delle scadenze attraverso e-mail automatiche di sollecito relative ai documenti prossimi alla scadenza. In questo modo è possibile avvisare per tempo della necessità di aggiornare la documentazione e intervenire prima che il fornitore si trovi in una situazione di non conformità. Le tipologie documentali e le relative scadenze possono essere configurate in funzione delle esigenze organizzative dell’azienda.
In presenza di un fornitore con documentazione mancante, scaduta o non conforme, ARXivar può infatti trasmettere al gestionale un apposito blocco, impedendo che il fornitore continui ad essere utilizzato nei processi previsti fino alla regolarizzazione della propria posizione. Il blocco rimane attivo finché permane l’anomalia; solo quando il fornitore aggiorna la documentazione e torna conforme, il sistema può rimuovere il blocco dal gestionale, ripristinandone l’operatività.
Risultato
L’adozione del Portale Fornitori ha reso il processo di qualifica e controllo più ordinato, tracciabile e facilmente verificabile, riducendo la dispersione delle informazioni e semplificando il lavoro degli operatori.
La gestione strutturata delle scadenze consente di prevenire situazioni di non conformità, intervenendo prima che un documento scada e limitando le attività manuali di verifica e sollecito.
Il collegamento tra conformità documentale e operatività aziendale permette inoltre di ridurre il rischio di utilizzare fornitori non in regola, rendendo il controllo documentale parte integrante dei processi gestionali. La regolarizzazione della posizione del fornitore consente poi di ripristinarne l’operatività in modo coerente con lo stato della documentazione.
Nel complesso, la soluzione favorisce:
- maggiore controllo sui fornitori,
- riduzione delle attività ripetitive,
- migliore reperibilità delle informazioni,
- maggiore continuità tra gestione documentale e processi aziendali, offrendo una base unica e integrata per governare il rapporto con i fornitori.
Un elemento particolarmente rilevante della soluzione è la possibilità di integrare ARXivar con i software contabili e gestionali presenti sul mercato.
L’integrazione può essere progettata sulla base del gestionale già utilizzato dall’azienda e dei processi che si desidera controllare, permettendo di trasformare il controllo documentale in un’azione concreta anche sui processi operativi.
Data Proget
Data Proget è una società IT, Silver Partner di ARXivar, che si distingue per l’offerta di soluzioni software di elevata qualità integrate da servizi di consulenza altamente qualificati, con l’obiettivo di supportare le aziende nel miglioramento continuo dell’efficienza e dell’efficacia dei propri processi.
L’azienda ha sviluppato nel tempo competenze specialistiche nell’ambito di
- Gestione documentale;
- Gestione dei processi aziendali (Business Process Management – BPM);
- Conservazione sostitutiva;
- Gestione di processi con l’evolutiva di AI
proponendo soluzioni evolute per la gestione elettronica dei documenti, l’automazione dei workflow e il process management.
Grazie alla pluriennale esperienza maturata e al consolidato know-how tecnologico, Data Proget si propone come partner affidabile e strategico per tutte le aziende che desiderano migliorare l’organizzazione interna, ottimizzare i processi e cogliere nuove opportunità di efficienza attraverso soluzioni digitali evolute.
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