Esigenza Un’azienda pistoiese leader nella produzione di sistemi professionali di sicurezza, impianti anti-intrusione, sistemi di allarme antincendio e impianti di videosorveglianza, operativa da oltre 20 anni, ha manifestato la necessità di strutturare e centralizzare l’intero processo operativo, prima frammentato tra telefonate, Excel, WhatsApp e documenti cartacei.
I principali obbiettivi dell’azienda erano:
- migliorare la tracciabilità di richieste, interventi e preventivi;
- ridurre errori dovuti alla gestione non integrata e alla dispersione delle informazioni;
- avere un flusso semplice, lineare e condiviso tra segreteria, titolari, commerciali, tecnici, magazzino e amministrazione.
Realizzazione Grazie adARXivare la flessibilità nel design dei workflow strutturati, TD Group ha realizzato il seguente progetto.
Per le richieste di preventivo
- Modulo di raccolta dati cliente.
- Presa in carico del commerciale e pianificazione sopralluogo.
- Verbale tecnico standardizzato.
- Creazione del preventivo con listini integrati e generazione automatica del documento Word.
- Gestione copia commissione e avvio delle fasi logistiche.
- Preparazione materiali, pianificazione tecnica e task automatici ai tecnici.
- Esecuzione, buoni di lavoro digitali e generazione profilo impianto con garanzie e contratti.
Per assistenza/riparazione
- Registrazione strutturata della richiesta con classificazione automatica.
- Valutazione tecnica preliminare consultando storico cliente.
- Pianificazione per priorità e località, con eventuale materiale da preparare.
- Ottimizzazione degli slot giornalieri.
- Task ai tecnici, compilazione buoni di lavoro e aggiornamento pratica.
Processi aggiuntivi
- Integrazione con gestionale Picam (anagrafiche, fatture, scadenze).
- Importazione Excel per schede cliente e contratti di manutenzione.
- Gestione partite aperte con vista centralizzata.
- Calcolo automatico ore dei tecnici e note spese.
- Geolocalizzazione attività e sincronizzazione con Google Calendar.
Risultati L’adozione del processo strutturato in ARXivar ha permesso di ottenere.
Maggiore efficienza operativa
- Riduzione drastica delle comunicazioni frammentate e degli errori di trascrizione.
- Automatizzazione dei passaggi chiave (notifiche, documenti, assegnazioni).
- Pianificazione più rapida e precisa degli interventi.
Tracciabilità e controllo
- Ogni fase lascia una traccia consultabile nel fascicolo cliente.
- Maggiore visibilità su materiali, attività svolte, tempi tecnici, costi, garanzie e contratti.
- Monitoraggio economico (partite aperte, contratti attivi, manutenzioni).
Migliore qualità del servizio
- Tempi di risposta più brevi.
- Preventivi chiari e professionali, maggiormente personalizzabili.
- Interventi più organizzati e possibilità di ottimizzare le uscite dei tecnici.
Digitalizzazione completa del processo
- Eliminazione della dipendenza da Excel e fogli cartacei.
- Centralizzazione di dati, documenti e flussi operativi.
- Possibilità di estendere in futuro automazioni, firme digitali, geolocalizzazione e sincronizzazioni.
Partner: TD Group