Esigenza
Il cliente riceve quotidianamente un elevato volume di documenti attraverso canali eterogenei (email, PEC, portali, upload diretti). Questi documenti contengono richieste, reclami, attivazioni, segnalazioni o informazioni operative che necessitano di essere gestite con urgenza, precisione e tracciabilità.
Le sfide principali erano:
- analizzare il contenuto dei documenti ricevuti in modo intelligente
- classificare correttamente le richieste in base al contenuto e al contesto
- smistare ogni documento al reparto o all’utente competente senza intervento manuale
- estrarre automaticamente i dati strutturati contenuti nei documenti per alimentare processi aziendali
- generare un riassunto chiaro e leggibile per velocizzare la presa in carico
Realizzazione
È stata sviluppata una soluzione combinata che sfrutta ARXivar NEXT e l’intelligenza artificiale per creare un sistema automatico di lettura, comprensione, classificazione e smistamento dei documenti in entrata.
Il processo si articola in queste fasi:
- Il documento arriva in azienda (via email, portale, PEC, ecc.) e viene acquisito automaticamente in ARXivar NEXT
- Un motore di AI semantica analizza il contenuto del documento (PDF, Word, immagine OCR, …) identificando:
- il tipo di richiesta
- il contesto operativo
- i dati strutturati rilevanti (n° ordine, cliente, codice pratica, date, oggetto, priorità, ecc.)
- Viene generato automaticamente un riassunto sintetico e chiaro del contenuto, allegato al documento in ARXivar
- Il documento viene assegnato al reparto o all’utente corretto in base al tipo di richiesta, all’area di competenza e al carico di lavoro
- Se necessario, viene attivato un workflow in ARXivar con le azioni da svolgere, le scadenze e i responsabili
Risultati
Grazie alla sinergia tra ARXivar NEXT e AI, il cliente ha ottenuto:
- Abbattimento dei tempi di gestione dei documenti ricevuti
- Eliminazione degli errori di smistamento e assegnazione
- Gestione completa delle richieste in tempi rapidi, senza colli di bottiglia
- Riduzione drastica dell’attività manuale da parte del personale amministrativo
- Standardizzazione delle risposte e dei processi interni
- Migliore qualità del servizio offerto al cliente finale, che riceve risposte più rapide e precise
Grazie a questa soluzione, ogni documento ricevuto diventa un’informazione strutturata, utile e subito operativa: l’intelligenza artificiale non si limita a leggere, ma comprende e valorizza il contenuto, liberando tempo e risorse per attività a più alto valore.
Partner: CHC
