Esigenza Le grandi catene alberghiere gestiscono quotidianamente una mole significativa di documentazione, tra cui fatture, ddt, documenti di identità degli ospiti (carte di identità, passaporti), contratti con fornitori e corrispondenza email.
La gestione manuale di tali documenti è dispendiosa in termini di tempo e risorse, oltre a essere soggetta a errori. L’esigenza primaria, pertanto, era quindi quella di dotare queste strutture di una soluzione tecnologica capace di:
- automatizzare il riconoscimento e la classificazione dei documenti;
- identificare i parametri chiave di ogni documento per popolare automaticamente i profili documentali;
- centralizzare la gestione documentale, integrandola con i sistemi gestionali alberghieri (PMS) già in uso.
Realizzazione ATF Srl, partner ARXivar, ha implementato una soluzione di gestione documentale con intelligenza artificiale (AI) per rispondere alle esigenze delle catene alberghiere.
La piattaforma ARXivar è stata configurata per sfruttare le sue funzionalità avanzate di riconoscimento documentale, classificazione e profilazione.
Grazie all’AI-ANALYZE, ARXivar è in grado di distinguere automaticamente tra i diversi tipi documentali come fatture, ddt, carte d’identità, passaporti o altri documenti operativi. Inoltre, la funzionalità di profilazione consente di estrarre i parametri chiave (es. numero di fattura, dati anagrafici degli ospiti, riferimenti contrattuali) e di popolare i relativi campi nel profilo documentale.
La soluzione è stata progettata per integrarsi con i PMS già utilizzati dagli hotel, garantendo una gestione documentale fluida e uniforme. I documenti acquisiti tramite scanner, email o caricamenti diretti vengono automaticamente classificati e profilati, eliminando le operazioni manuali e velocizzando l’operatività. Risultati L’introduzione della soluzione di gestione documentale con l’intelligenza artificiale ARXivar nelle grandi catene alberghiere ha portato significativi benefici:
- Riduzione dei tempi operativi: la classificazione automatica e la profilazione dei documenti hanno eliminato la necessità di interventi manuali.
- Maggiore accuratezza: l’uso dell’AI ha ridotto gli errori legati alla gestione documentale.
- Centralizzazione ed integrazione: tutte le informazioni sono ora accessibili da un unico ambiente integrato con i sistemi PMS, migliorando la collaborazione tra i reparti.
- Scalabilità: la soluzione può essere facilmente adattata a nuove strutture e a diversi flussi documentali.
Grazie a questa implementazione, ATF Srl ha contribuito a rivoluzionare la gestione documentale nel settore Hospitality, confermando la sua leadership nell’offerta di soluzioni innovative e su misura. Partner: ATF