Esigenza I messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) sono documenti importanti nell’ambito della comunicazione legale e amministrativa di un’azienda e devono essere archiviati seguendo un processo di Conservazione Digitale a norma.
Gestire un archivio digitale per la conservazione delle PEC può diventare un impegno complesso, specialmente per quelle realtà che inviano e ricevono un elevato numero di messaggi.
Questo è stato il caso di un’azienda attiva nel settore farmaceutico, costretta ad affrontare diverse difficoltà nella gestione quotidiana del proprio traffico PEC.
Le principali criticità presentate dall’azienda erano:
- Il monitoraggio manuale delle caselle PEC, dispendioso in termini di tempo;
- Il rischio di perdita o mancata archiviazione di documenti importanti;
- La difficoltà nella gestione e nello smistamento dei documenti ricevuti tramite PEC;
- La necessità di garantire la conformità normativa nella conservazione dei messaggi;
- La mancanza di un sistema integrato per consultare e gestire rapidamente i documenti PEC.
Realizzazione Per far fronte all’esigenza presentata dall’azienda cliente, OneDoc è ricorsa all’implementazione della Piattaforma di gestione PEC, la quale, grazie all’integrazione con il software di process & information management ARXivar NEXT, ha permesso l’automatizzazione del flusso di gestione delle PEC, ottimizzando l’intero processo.
- Monitoraggio automatico delle cartelle PEC: La piattaforma monitora automaticamente le cartelle di Posta in arrivo e Posta inviata, acquisendo tutti i dati delle PEC (Mittente, Destinatario, Data Documento, Oggetto, Origine) e garantendo l’estrazione degli allegati.
- Archiviazione automatica dei messaggi: I messaggi PEC vengono archiviati automaticamente all’interno di ARXivar NEXT e spostati in una cartella preposta all’interno delle caselle PEC dell’azienda.
- Smistamento documenti: I documenti acquisiti vengono smistati dalla piattaforma verso l’ufficio di competenza per la consultazione. I destinatari dispongono di tutte le informazioni del documento, oltre alla sua anteprima, in un’unica schermata.
- Gestione degli esiti: Dopo aver preso visione dei dati, gli utenti possono indicare l’esito previsto per il documento, il cui stato viene automaticamente aggiornato.
- Conservazione Digitale a norma: Infine, la soluzione prevede la Conservazione Digitale delle PEC in conformità alle normative di riferimento (Codice civile, – art. 2214 e 2220; Codice dell’Amministrazione Digitale – art. 43; Linee Guida AgID).
Risultati A seguito dell’implementazione di questa soluzione, l’azienda cliente ha riscontrato numerosi benefici, tra cui:
- Una maggiore efficienza operativa e una riduzione dei tempi e dei passaggi manuali necessari per gestire le caselle PEC;
- La riduzione dei rischi di perdita o mancata archiviazione di documenti importanti;
- Una migliore gestione e consultazione degli allegati ricevuti tramite PEC;
- La conservazione elettronica delle PEC in conformità alle normative vigenti;
- L’ottimizzazione dei flussi di lavoro legati alla gestione del traffico PEC, che ha consentito al personale dipendente di concentrarsi su attività di maggiore valore aggiunto.
L’adozione di questa soluzione ha permesso all’azienda di gestire le proprie comunicazioni PEC in modo più efficiente e conforme, migliorando al contempo la gestione documentale e ottimizzando i processi interni. Partner: ONEDOC