Esigenza Dalla difficoltà degli utenti di altri uffici nel reperire tempestivamente le informazioni necessarie e nell’assicurarsi di avere, sempre a disposizione, la versione più aggiornata dei documenti, nasce l’esigenza di migliorare l’archiviazione e la gestione dei documenti.
Inoltre, attualmente, la gestione dei documenti da parte di un gruppo ristretto di utenti è manuale, risultando inefficiente e portando a ritardi e possibili errori. Risulta quindi necessario automatizzare i compiti ripetitivi, come la classificazione e l’archiviazione dei documenti.
Le tipologie documentali coinvolte includono schede di prodotto, specifiche di prodotto e documenti fornitori, che sono cruciali per le operazioni quotidiane aziendali. Realizzazione ARXivar si presenta come la soluzione ideale per affrontare e risolvere problematiche legate all’archiviazione e alla gestione strutturata dei documenti aziendali. Questa potente piattaforma centralizza, organizza e ottimizza l’accesso alle informazioni aziendali.
Importazione automatica e metadati
- Laddove possibile, ARXivar può valorizzare automaticamente i metadati tramite una lettura dei documenti durante l’importazione nella piattaforma.
- Diversamente, i documenti vengono importati in ARXivar, dove viene attivato un task per il completamento dei metadati da parte di un utente.
Modifica e versioning
- Se i file importati nel sistema devono essere modificati, ARXivar facilita questo processo garantendo un controllo delle versioni assolutamente automatico.
Approvazione e scadenzario
- Quando necessario, l’approvazione dei documenti viene resa disponibile tramite task.
- Per i documenti dei fornitori con scadenza, ARXivar attiva un task che avvisa in anticipo e invia automaticamente, registrando il nuovo documento e attivando un task per l’inserimento dei metadati.
Risultati Vi sono numerosi vantaggi derivanti dall’applicazione di ARXivar per la gestione e l’archiviazione dei documenti all’interno di un’azienda.
- Miglior reperibilità: La gestione strutturata dei documenti permette una miglior reperibilità e riduce il carico sul File System.
- Ricerca avanzata: Gli utenti beneficiano di una ricerca avanzata dei documenti archiviati grazie alle molteplici funzionalità offerte dalla piattaforma.
- Sicurezza e Riservatezza: Un sistema di riservatezze regola la visualizzazione e la modifica dei profili e dei documenti archiviati con logiche di accesso al repository dei documenti.
- Accesso in mobilità: Le applicazioni per dispositivi mobili garantiscono l’accesso alle informazioni anche in movimento, migliorando l’efficienza e la flessibilità degli utenti.
Partner: SYSDAT.IT
