Esigenza Sempre più spesso la PEC è veicolo di comunicazioni che necessitano attenzione e gestione immediata per evitare conseguenze gravose. Allo stesso tempo, in una azienda strutturata, è opportuno che tali comunicazioni arrivino esattamente alle persone preposte per ogni specifica circostanza.
Si vuole, pertanto, uno strumento che permetta di:
- fornire un’interfaccia unica di presidio anche per più account PEC e/o di differenti providers;
- smistare le comunicazioni tra i diretti interessati;
- monitorare il tempo con cui si risponde ai messaggi importanti;
- tracciare in modo puntuale ogni singola azione.
Realizzazione Per una gestione ottimizzata delle PEC aziendali è stata implementata una soluzione ARXivar che permette di:
- archiviare le PEC in ARXivar all’interno di un’unica classe documentale, con account di download distinti (il sistema identifica l’account presidiato).
- creare gruppi di presidio specifici per ciascun account PEC.
- creare gruppi di smistamento (tipicamente per singola funzione aziendale).
Inoltre, sono stati creati due diversi workflow per la gestione e per l’invio dei messaggi PEC.
Workflow di Gestione PEC in entrata
Azioni gestite:
- Presidio e smistamento con incarico di gestione
- Rinvio ad utenze di presidio per rifiuto incarico (erronea assegnazione, altro).
- Gestione risposta tramite task
- Presa visione
- Inoltro
- Contrassegnazione spam
Funzioni di utilità comprese:
- conversione Pdf della PEC e dei suoi attachments posta, in allegato al profilo, per consultazione più agevole anche da dispositivi mobile;
- passaggi di gestione censiti in note al documento;
- riconciliazione risposte;
- riconciliazione ricevute (tramite serv. collegamenti).
Workflow di invio nuova PEC
- Per ciascun account PEC sono definiti gruppi autorizzati all’invio (senders).
- Definizione della PEC da inviare tramite task.
Risultati L’introduzione di questa metodologia ha ottimizzato la gestione delle PEC aziendali, scongiurando anche contenziosi verso terzi.
Anche il personale ne ha tratto beneficio in quanto responsabilizzato al corretto utilizzo della stessa. Partner: ATF