Esigenza Il nostro cliente è leader nella produzione di prodotti chimici che, avendo al loro interno componenti pericolosi, necessitano di essere accompagnati da una Scheda di Sicurezza (SDS).
Le Schede di sicurezza devono essere fornite all’utilizzatore in modo che lo stesso sia in grado di prevedere e mettere in atto tutte le necessarie misure di prevenzione e protezione.
L’acquisto di un nuovo software adibito all’emissione delle SDS ha reso necessaria una sostituzione delle vecchie schede con quelle di nuova generazione. Si parla di più di 10.000 SDS, in differenti lingue, da sostituire e rendere disponibili in maniera graduale.
Vista la criticità dell’attività era impensabile eseguirla manualmente. Abbiamo così pensato di utilizzare le potenzialità del motore di workflow di ARXivar per garantirne la sua buona riuscita. Realizzazione Ben consci della flessibilità di ARXivar, abbiamo progettato un workflow che si occupa di eliminare totalmente ogni attività manuale relativa a importazione, sostituzione e archiviazione delle schede di sicurezza.
Questa attività svolta manualmente da un utente, visto la numerosità delle schede e la loro denominazione complessa, avrebbe generato molti errori nella sostituzione delle schede ed inoltre impegnato molto tempo con un’attività ripetitiva e di scarso valore aggiunto.
Il flusso del workflow prevede:
- monitoraggio di una cartella dove vengono depositate le nuove SDS;
- reperimento della nuova SDS e archiviazione in ARXivar con tutti i suoi metadati (Articolo, tipo di scheda, lingua, versione, …);
- ricerca della/e SDS sostituite dalla nuova appena caricata tenendo conto della sola lingua interessata;
- storicizzazione delle schede divenute obsolete.
Contestualmente all’attività sopra descritta, vista la durata dell’attività di sostituzione delle SDS, il workflow prevede anche l’aggiornamento delle nuove SDS alla versione più recente resa disponibile. Risultati Non essendo un’attività che poteva essere eseguita in un solo momento, l’approccio tramite ARXivar ha permesso una sostituzione graduale delle schede di sicurezza basandosi sull’effettiva disponibilità della nuova versione: il tutto, mantenendo sempre la completa disponibilità delle schede a tutti gli utenti.
Eliminata ogni attività manuale e ogni possibilità di errore nella sostituzione delle schede, il risultato finale è stato ottenuto in maniera completamente trasparente per gli utilizzatori.
Non era un workflow “classico” per ARXivar ma, ancora una volta, la sua flessibilità ha potuto rendere completamente automatico e digitale anche questo processo. Partner: Palladio Software House