Esigenza Un’azienda di autotrasporti che gestisce spedizioni conto terzi per aziende di varie tipologie ci ha chiesto di migliorare la gestione dei documenti cartacei relativi ai loro viaggi. Ogni spedizione del loro committente prevede più consegne a soggetti diversi. Mediamente va gestito un DDT del committente per ogni consegna. A questo si aggiungono il bindello (elenco dei contrassegni della spedizione), eventuali autorizzazioni del reso e aperture di sinistro. Conclusa la spedizione vanno raccolti, verificati e consegnati al committente tutti i relativi documenti, relazionati alla spedizione.
OBIETTIVI:
- Risparmiare il tempo di archiviazione e organizzazione dei documenti amministrativi e logistici
- Risparmiare lo spazio necessario all’archiviazione dei documenti
- Ridurre i costi postali per l’invio dei documenti ai committenti
- Migliorare l’organizzazione dei processi interni
- Migliorare il comfort lavorativo, eliminando la frustrazione delle operazioni noiose e di basso impatto
Realizzazione L’ ambiente documentale prevede la classificazione dei documenti di SPEDIZIONE (Committente – Data – Autista – Regione – Numeri DDT).
Non è un documento, ma va archiviata come informazione a cui si relazionano i suoi documenti:
- DDT (unica scansione di tutti quelli relazionati alla stessa spedizione e committente)
- Bindello (relazionato a committente /spedizione)
- Autorizzazioni Reso (unica scansione di tutti quelli relazionati alla stessa spedizione e committente)
La spedizione viene gestita in più fasi:
Spedizione aperta: La conferma del cliente viene gestita da una C.O. caricata nell’ERP. All’invio della C.O. dal gestionale la spedizione viene profilata in ARXivar. A mano a mano che i documenti vengono raccolti, controllati e scansionati (etichetta barcode), si relazionano all’opportunità.
Spedizione chiusa da fatturare: Conclusa questa fase, i documenti raccolti vengono inviati in copia digitale da ARXivar con la comunicazione che se entro n. giorni non saranno ricevute segnalazioni dal committente, la spedizione verrà ritenuta conforme alla fatturazione.
Gestione sinistri: In caso di danni da trasporto. Stato attivato e disattivato manualmente. Verificare in step successivi se gestire modelli o altro.
Contestazione cliente: In caso di contestazione del committente. Stato attivato e disattivato manualmente.
Spedizione fatturata: Contestualmente all’invio della fattura dall’ERP lo stato della spedizione cambia automaticamente. Copia della fattura viene archiviata nel documentale e relazionata alla spedizione.
L’organizzazione della consegna dei documenti cambia in funzione della tipologia del cliente attraverso flussi documentali personalizzati (i documenti da condividere sono disponibili anche in un’area riservata del sito aziendale). Attraverso report o maschere, il monitoraggio delle spedizioni classificate per stati velocizza la gestione delle attività con precisione.
Per i modelli “apertura sinistro” è stata previsto un modello in word con la compilazione automatica del committente e di alcuni dati della spedizione. Il documento viene relazionato alla spedizione. Per l’archiviazione dei verbali sono stati individuati i seguenti metadati: N. verbale | Data | Ente | Targa Veicolo | Autista. È prevista la scansione di verbale e ricevuta di pagamento Risultati
- Risparmio di tempo di archiviazione e organizzazione dei documenti amministrativi e logistici.
- I documenti cartacei scansionati potranno essere eliminati o comunque archiviati per 2/3 anni in economia, in quanto per eventuali richieste future, le copie saranno sempre disponibili in digitale.
- Eliminazione dei costi postali per l’invio dei documenti ai committenti.
- Processi organizzati e monitorati.
- Miglioramento del comfort lavorativo.
Partner: Dataconnect