Esigenza Il cliente, multicompany, con più sedi dislocate a livello worlwide, produce schede elettroniche di alto profilo per il settore del trasporto ferroviario ,elettromedicale,avionica e difesa.
Per questo motivo riceve molte più fatture di quante ne genera.
Il processo da ottimizzare e snellire è quello della protocollazione e della registrazione delle fatture passive dei fornitori esteri , che ovviamente non transito dallo SDi in formato elettronico.
l’ERP che usa il cliente è di fascia enterprise : INFOR LN Realizzazione Con ARXivar abbiamo evitato che il cliente ricevesse “fisicamente” scatole su scatole di questa fatture estere, per gestirle una ad una in fase di protocollazione, evitando anche la stampa di quelle in arrivo da altri canali (mail, fax, ..)
- Il cliente ad oggi, con la modifica di questo processo riceve solo fatture via mail o via FTP
- le archivia in una cartella dedicata col nome del fornitore
- Questa cartella di “ascolto” parla con il componente di ARXivar , Spool recognition Pro che si occupa di leggere i documenti ed indicizzarli coi valori che lo rendono univoco ( data e numero documento)
- in ARXivar l’utente che deve protocollare , apre il documento PDF sul secondo monitor e in contemporanea esegue la registrazione nell’ERP
- Al termine di questa fase il software ERP rilascia un file XML che andiamo a catturare per aggiungere i campi mancanti nella fattura di Arxivar (protocollo, data registrazione, totale fattura, valuta, ..) e cambiare lo stato del documento in “Protocollata”
- dal gestionale INFOR LN è anche possibile richiamare e visualizzare questa fattura tramite una chiamata webservice che abbiamo abilitato
Risultati Il cliente ora si è sbarazzato di quintali di carta (non scherziamo!) , parlando di circa 400.000 fatture all’anno di questo tipo e ha migliorato tutto il flusso documentale, risparmiando tempo, spazio e salvaguardando anche il pianeta evitando lo spreco di carta. Partner: Nood Uffici