Esigenza L’ esigenza espressa del nostro cliente, uno storico studio di commercialisti con 5 sedi in tutto l’Alto Adige, era di poter disporre di uno strumento semplice, veloce ed efficiente per gestire al meglio le varie pratiche e consultare in modo smart la moltitudine di documenti aziendali. Realizzazione Grazie alle funzioni standard di archiviazione e catalogazione di ARXivar è stato possibile gestire la vasta documentazione dei clienti dello Studio, rendendo le informazioni disponibili ai vari operatori di ciascuna sede.
Ciò ha permesso di:
- ridurre notevolmente i tempi e i costi di recupero dei documenti e dei dati necessari per svolgere l’attività dei collaboratori
- eliminare l’esigenza di dover fisicamente recapitare i fascicoli cartacei presso il singolo ufficio
Una volta efficientata la gestione documentale, ci siamo concentrati sulla documentazione e schematizzazione dei processi e sulle modalità di lavoro dello studio, rendendo chiara e guidata l’esperienza dei collaboratori incaricati alla gestione delle più svariate pratiche interne dello Studio.
ARXivar è diventato così lo strumento centrale e vincente nell’operatività di tutti i collaboratori in grado di:
- Generare modelli con barcode per la successiva firma dei clienti e archiviazione del documento firmato
- Riconoscere il barcode per controllare e validare la documentazione importata diminuendo notevolmente gli errori di revisione e associazione
- Personalizzare l’importazione dei documenti provenienti da altri software (paghe, AdE ecc.) riducendo così i tempi e gli sbagli dovuti al doppio inserimento manuale dei dati da parte degli operatori dello Studio
Risultati Il cliente utilizza il software ARXivar dal 2016 e da sempre apprezza la modulabilità e la personalizzazione del design dei processi.
Grazie all’avanzato motore di workflow di ARXivar, è stato possibile realizzare differenti processi per migliorare la gestione delle pratiche dello studio.
La possibilità poi di creare nuovi modelli e classi di archiviazione in piena autonomia, adeguandoli alle variazioni normative e alla necessità di gestire altri documenti nelle pratiche dello studio, è tutt’ora una funzionalità molto apprezzata dal cliente.
Infine, particolare non minore, la dematerializzazione dei documenti tra sedi e la puntualità delle informazioni sull’avanzamento delle varie pratiche, ha reso ARXivar uno strumento indispensabile per ottimizzare la gestione dello Studio. Partner: HORIZON