Esigenza: La ricezione di un ordine di vendita innesca un processo che può coinvolgere diverse funzioni aziendali. La prima esigenza è quella di raccogliere in modo centralizzato gli ordini e di poterli condividere con i diretti interessati. Ogni ordine ha proprie caratteristiche che ne determinano il processo di gestione; un’altra esigenza è quella di digitalizzare tale processo. Nel caso in cui l’ordine si riferisca ad una offerta dell’area “soluzioni” si ha l’esigenza di gestire la riconciliazione con la relativa offerta. Realizzazione: Implementazione ambiente GED e Workflow:
L’archiviazione avviene tramite una Maschera dall’utente preposto. Gli utenti preposti sono i venditori che ricevono in genere gli ordini per e-mail. A seguito dell’archiviazione, parte un workflow che coinvolge:
- Responsabile Commerciale:
- Valutare il rischio commerciale
- Gestire le commissioni dei venditori
- Customer Care
- Eventuale integrazione anagrafiche nel gestionale
- Area Soluzioni
- Riconciliazione con la relativa Offerta
Successivamente viene ingaggiata l’Amministrazione finanziaria per:
- Verificare eventuali blocchi amministrativi
- Valutare eventuali finanziamenti indiretti
- Verificare e garantire la completezza dei documenti necessari
Nella fase successiva viene coinvolta l’Amministrazione per:
- Inserire l’ordine di vendita nel sistema gestionale
- Inserire eventuali ordini di acquisto nel sistema gestionale
- Aspettare eventuali conferme ordine di acquisto
- Controllare la ricezione della merce
- Predisporre la consegna al cliente
Integrazione con il gestionale:
- Anagrafiche clienti
- Stato amministrativo del cliente.
- Ordine a fornitore e relative correlazioni con “Ordine cliente”.
Risultati:
- Agli utenti dell’area vendita è stata assegnata una licenza nominale per ARXDRIVE e fornito loro l’accesso al portale ARXDRIVE attraverso cui possono accedere ai propri fascicoli.
- È stato eliminato il rischio di accedere a documenti non aggiornati.
- L’ufficio programmazione commerciale gestisce e controlla la pubblicazione dei documenti.
Partner: ATF