Esigenza Il business delle aziende di noleggio a lungo e breve termine è molto complesso, sia nella fase di vendita sia in quella di acquisto.
Digitalizzare i principali documenti e processi operativi contribuisce significativamente a migliorare la qualità dei servizi erogati al cliente, ottimizzando i costi di gestione. Realizzazione La soluzione consente una gestione completamente automatizzata del flusso dei documenti e dei livelli di approvazione.
Un sistema modulare in grado di adattarsi alle diverse esigenze ed integrabile oltre che con il sistema gestionale (ERP) anche con il software verticale per la gestione del business del noleggio.
La soluzione consente di:
- attivare workflow approvativi
- organizzare i documenti in fascicoli (ad es. per cliente, agente, etc.)
- gestire lo scadenzario di tutte le principali attività aziendali (ad es. contratti in scadenza)
Ogni documento potrà essere classificato per tipologia (es. quotazione, contratto, etc.) e sarà associato ad una serie di informazioni (metadati) che permetteranno successivamente di ricercarlo agevolmente, con pochi click. La lista dei tipi di documento è personalizzabile.
Quotazioni
Dalla richiesta del cliente all’assegnazione dell’opportunità, dalla produzione della quotazione all’invio al cliente dopo i necessari livelli di approvazione. Gestione dell’intero ciclo della trattativa fino alla produzione automatica del contratto. Gestione vendita diretta e indiretta, multicanalità.
Ordini & Consegna
Creazione richieste di acquisto (RdA), gestione di diverse tipologie di ordine (acquisto, sub-locazione, leasing, trasporto, etc.) e dei livelli di approvazione. Emissione OdA con possibilità di firma digitale e trasmissione del documento al fornitore, in formato elettronico. I contratti si possono archiviare e, tramite workflow, gestire e controllare le scadenze e i rinnovi. Predisposizione documento di autorizzazione all’immatricolazione, messa a disposizione del cliente e verbale di consegna.
Sinistri
Gestione dei documenti e del flusso autorizzativo per “denunce di sinistro”, “perizie”, “interventi di carrozzeria” e pratiche per il “rimborso assicurativo”.
Gestione Multe
Gestione della rinotifica al cliente e all’ente che ha emesso la sanzione. Mancato pagamento di pedaggio autostradale e di parcheggio.
Furti e recupero crediti
Denuncia di furto ed eventuali integrazioni, verbali di sequestro, richieste di dissequestro, mandato recupero del veicolo e diffida. Denuncia di appropriazione indebita.
Vendita Usato
Predisposizione documento di vendita con le caratteristiche del veicolo e delle condizioni concordate. Fascicolo digitale con tutti i documenti del veicolo, es. libretto di circolazione.
Dashboard e report
Definizione KPI per analisi sull’andamento del business e per identificare i colli di bottiglia o i processi bloccati o in errore. Risultati I benefici derivanti dalla digitalizzazione dell’ufficio acquisti sono molteplici, tra i principali:
- Eliminazione di attività manuali ripetitive, con notevole risparmio di tempo
- Condivisione delle informazioni e dei documenti in maniera tempestiva e aggiornata
- Incremento dei controlli automatici e delle evidenze digitali di ciascuna attività svolta
- Integrazione del trattamento dei flussi documentali con il tuo software verticale
- Incremento dei livelli di servizio al cliente
Partner: CONSOFT INFORMATICA