Esigenza L’esigenza era quella di gestire il contratto di comodato per le auto, in modo fluido e digitalizzato. Questa operazione, sia per i clienti sia per i collaboratori del dealer, ricade all’interno della gestione del parco auto aziendale. Era, dunque, importante, poter controllare la situazione di ogni vettura verificando quali fossero ancora disponibili e quali, invece, già impegnate. Realizzazione Con il software ARXivar, il processo di lavoro relativo alla gestione del contratto di comodato, è stato impostato nel seguente modo:
- Una volta compilata la richiesta di comodato tramite un modello di profilazione Word presente all’interno della piattaforma documentale, questa viene archiviata e si innesca in automatico il processo.
- Al responsabile indicato come approvatore, tramite task, viene chiesto di esprimere il suo parere favorevole o contrario in merito alla richiesta.
- In caso di parere positivo, il processo passa allo stadio successivo di stesura e validazione del contratto di comodato: l’utente predisposto a tali attività riceve un task sul proprio profilo ADA.DPM, nel quale può reperire il contratto di apertura del comodato, in versione PDF, che deve far firmare al cliente.
- L’intero processo utilizza un metodo di revisione dei documenti tramite barcode. Una volta firmato il contratto, viene aggiornata la precedente versione (senza firme) presente su ADA.DPM.
- Allo stesso modo, al momento della chiusura del contratto, l’utente designato riceve un ulteriore task che chiede la compilazione del documento e la firma negli appositi campi.
- Successivamente il contratto viene aggiornato in modo che l’ultima versione sia disponibile in ADA.DPM, compilata e completa di tutte le firme.
Risultati La presenza di un workflow strutturato aumenta l’efficienza del processo di comodato, in quanto si ha la dematerializzazione dei documenti e aumenta il grado di controllo sullo stato di ciascuna pratica e sul flusso delle vetture della flotta aziendale. Partner: ADAWEN
