Esigenza Con l’entrata in vigore del regolamento europeo 2016/679 sulla protezione dei dati personali (GDPR) le aziende hanno dovuto adattarsi a numerosi adempimenti, riscontrando criticità legate alla gestione e all’organizzazione degli stessi.
Questo ha comportato un rilevante dispendio di risorse da parte delle aziende, volto a reperire agevolmente tutte le informazioni necessarie e gestire in modo organico e semplice tutta la documentazione prodotta, soprattutto nell’ottica dell’accountability.
Programmi di scrittura o fogli di calcolo, cartelle di rete condivise o molto spesso documentazione cartacea: tutti gli sforzi sono stati spesso vanificati, facendo perdere alle aziende la governance di quanto realizzato e rendendole impreparate agli audit dei propri cliente, della propria casa madre o del garante privacy.
Tutto questo si scontra sempre più con la concreta possibilità di incorrere in pesanti sanzioni (fino a 20 milioni di euro o se maggiore, l’importo può arrivare fino al 4% del fatturato), infatti dall’entrata in vigore del regolamento il numero di multe emesse dal garante ed il loro valore complessivo è aumentato notevolmente di anno in anno in Italia, così come in tutta l’Unione Europea. Realizzazione ISComply è la soluzione ARXivar based di GRC (Governance, Risk and Compliance) in SaaS (Software as a Service) che consente di gestire tutti gli adempimenti per la compliance al GDPR in un’unica soluzione.
I workflow definiti consentono la raccolta di informazioni, la loro registrazione ed elaborazione allo scopo di redigere, modificare, approvare, sottoscrivere ed archiviare tutta la documentazione predisposta in ambito GDPR.
ISComply è quindi in grado di gestire ed automatizzare l’intero ciclo di vita dei documenti da redigere per adempiere al GDPR, consentendo di rispettare il principio di accountability e di gestire gli adempimenti nel rispetto dei principi di privacy by design e by default definiti dal Regolamento stesso.
Gestione documentale e gestione dei processi integrati in un’unica soluzione a cui è possibile integrare le caratteristiche dei più recenti tool di collaboration; ogni processo vede coinvolte diverse funzioni aziendali, a seconda del ruolo assegnato in ambito compliance e governance. Il workflow assegna agli utenti coinvolti opportuni task ed è in grado di guidare ogni utente nella realizzazione delle attività che gli competono, in funzione del ruolo attribuitogli.
Con ISComply di ARXivar è quindi possibile:
- Registrare i trattamenti
- Realizzare una Risk Analysis sui singoli trattamenti
- Realizzare la Valutazione d’impatto (DPIA) quando necessario
- Realizzare accordi sul trattamento dei dati
- Realizzare accordi di contitolarità
- Realizzare nomine per gli autorizzati e gli amministratori di sistema
- Censire i sistemi ICT coinvolti nel trattamento
- Realizzare l’ analisi dei rischi sui sistemi ICT
- Definire le misure di sicurezza idonee da adottare
- Gestire i data breach.
- Gestire le richieste degli interessati al trattamento
Infine, ISComply è integrabile con i principali sistemi gestionali ed ERP, integrabile con i documenti GDPR già esistenti in azienda, adattabile a qualunque esigenza organizzativa ed a qualsiasi categoria Aziendale, configurabile per gestire qualsiasi sistema di gestione (ISO, SOX, etc), accessibile da qualsiasi device, browser o sistema operativo, multilingue. Risultati
- Accentramento di tutti gli adempimenti normativi in un’unica soluzione.
- Rispetto della normativa vigente ed diminuzione del rischio di incorrere in sanzioni.
- Automatizzazione e semplificazione dei processi, per certi processi fino al 80% del risparmio del tempo utilizzato.
- Archiviazione centralizzata delle informazioni e della documentazione realizzata, facilitandone e velocizzandone l’accesso, disponendo di un sistema che consente di monitorare lo stato di avanzamento di tutte le «pratiche» aperte.
- Utilizzabile da più funzioni aziendali.
- Nessun limite al numero di clienti/fornitori gestiti.
- Trattamenti e documenti gestiti illimitati.
- Generazione di Grafici e Report
- Alto grado di personalizzazione
Partner: GETSOLUTION