DAS UNTERNEHMEN: BENELLI ARMI
Benelli Armi ist ein italienisches Industrieunternehmen mit Sitz in Urbino, das auf die Herstellung von Schusswaffen spezialisiert ist und sowohl auf dem nationalen als auch auf dem internationalen Markt tätig ist.
Das 1967 gegründete Unternehmen gilt als einer der führenden Akteure seiner Branche und erzielt einen Jahresumsatz von über 130 Millionen Euro.
DIE HERAUSFORDERUNG
Die Bearbeitung internationaler Eingangsrechnungen und der damit verbundenen Dokumentendaten war von manuellen Tätigkeiten, E-Mail-Austausch, Papierausdrucken und papierbasierten Abläufen geprägt.
Das zentrale Ziel bestand darin, den Prozess der Datenerfassung und -prüfung im internationalen Eingangsrechnungsprozess zu automatisieren, die automatische Vorerfassung in der Buchhaltung zu ermöglichen und eine nahtlose Integration mit dem ERP-System JDE sicherzustellen.
DIE LÖSUNG
Benelli Armi führte eine Lösung auf Basis von ARXivar Document & Workflow Platform, Azure AI Document Intelligence und Cassetto Doganale Import von Talea Consulting ein.
Dank der in den Prozess integrierten KI werden Rechnungen automatisch ausgelesen und klassifiziert, wobei die relevanten Informationen selbstständig extrahiert werden.
Die Dokumente werden miteinander verknüpft, sodass die beteiligten Mitarbeitenden Informationen validieren und die Einholung von Unterschriften innerhalb eines strukturierten digitalen Workflows verwalten können. Nach Abschluss des Genehmigungsprozesses erhält die Finanzabteilung die freigegebenen Rechnungen in digitaler Form.
DIE VORTEILE
Durch die Einführung der Lösung konnte Benelli Armi die Verwaltung seines internationalen Eingangsrechnungsprozesses deutlich verbessern. Die Zeit für die Prüfung und Klassifizierung von Dokumenten wurde um 75 % reduziert.
- Die Digitalisierung des Prozesses ermöglichte die Abschaffung von Papierausdrucken und die Reduzierung manueller Tätigkeiten. Darüber hinaus wurde das Risiko von Dateneingabefehlern verringert, indem Informationen aus unterschiedlichen Dokumenten automatisch miteinander verknüpft werden. Dadurch wurde der Verwaltungsprozess effizienter und nachhaltiger gestaltet.
- Das Projekt umfasste rund 400 internationale Lieferantenrechnungen sowie 40 Anwender, die am Genehmigungsprozess beteiligt sind. Es zeigte eindrucksvoll den Mehrwert der Integration von Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und künstlicher Intelligenz.
Benelli Armi hat einen fragmentierten und überwiegend manuellen Prozess in einen digitalen, kontrollierten und integrierten Workflow transformiert. Dadurch wurde Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten geschaffen und die Gesamteffizienz der Verwaltung erheblich gesteigert.
