Die elektronische Speicherung, die korrekterweise als rechtskonforme digitale Archivierung bezeichnet wird, ist das Verfahren, mit dem Dokumente in elektronischem Format über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden, um ihre Integrität, Authentizität und Lesbarkeit zu gewährleisten. In der Praxis ist es wie ein virtuelles Archiv, in dem all Ihre wichtigen digitalen Dokumente aufbewahrt werden, von Rechnungen über Verträge und Bescheinigungen bis hin zu Mitteilungen.
Unter einem elektronischen Dokument versteht man sowohl ein natives digitales Dokument (PDF, XML, TIFF usw.), für das eine digitale Aufbewahrung obligatorisch ist, als auch ein Papierdokument, das durch einen computergestützten Erfassungsprozess (Scanner, Foto usw.) digitalisiert wurde.
Die Aufbewahrung bzw. Archivierung sieht vor, dem Dokument alle Elemente zuzuordnen, die notwendig sind, um seinen tatsächlichen Wert zu gewährleisten.
Digitale Archivierung: die Vorschriften
Die digitale Bewahrung wird durch eine Reihe von Gesetzen und Verordnungen geregelt, unter anderem durch:
Able Tech hat sich zum Ziel gesetzt, ein Archivierungssystem zu schaffen und zu verwalten, das seinen Kunden alle Vorteile bietet, die sich aus der Nutzung eines modernen technologischen Systems ergeben: sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für Privatkunden.
Wenn es um die öffentliche Verwaltung geht, muss unbedingt auf die Notwendigkeit einer langfristigen Speicherung geachtet werden (in vielen Fällen ist es notwendig, computergestützte Verwaltungsdokumente über einen Zeitraum von mehr als 20 Jahren oder sogar unbegrenzt aufzubewahren);
Im privaten Sektor sind die Aufbewahrungsfristen in der Regel kürzer (oft 10 Jahre oder weniger), aber es ist wichtig, dass die vorschriftsmäßige Archivierung in die Systeme des Unternehmens integriert wird, um eine positive Synergie zu erzielen, die dem gesamten Dokumentenmanagementzyklus Vorteile in Bezug auf Planung und Vereinfachung bringt. Zum Beispiel: Überprüfung der numerischen Reihenfolge der gespeicherten Dokumente oder Speicherung in Verbindung mit dem Vermittlungsdienst für elektronische Rechnungen über das Austauschsystem.
Um diese Ziele zu verwirklichen, ist Able Tech bestrebt, ein hochsicheres und qualitativ hochwertiges Archivierungssystem anzubieten, ohne dabei die Entwicklung der Technologie aus den Augen zu verlieren:
Um den Dokumentenbestand der Kunden zu schützen, verpflichtet sich Able Tech außerdem, alle Kunden des IX-CE-Dienstes im Falle einer Beendigung der Archivierungsaktivitäten oder einer Änderung des Unternehmensauftrags rechtzeitig über die vertraglich vereinbarten Kanäle zu informieren und ihnen eine oder mehrere Optionen für die weitere digitale Archivierung ihrer Dokumente anzubieten. Dies ist möglich, da wir wissen, dass die Speicherpakete, aus denen das Archiv beseht, nach dem Grundsatz der Interoperabilität und in Übereinstimmung mit den durch die geltende Gesetzgebung definierten Standards erstellt werden (insbesondere die Verordnung über die Kriterien für die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der computergestützten Aufbewahrung von Dokumenten vom Dezember 2021 und die Leitlinien für die Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung computergestützter Dokumente von AgID vom 09. September 2020 und spätere Aktualisierungen).
Für Able Tech ist es von größter Bedeutung, seinen Kunden, sowohl Privatpersonen als auch öffentlichen Verwaltungen, Dienstleistungen nach dem Grundsatz der Transparenz anbieten zu können.
Um dieses Prinzip zu gewährleisten, hat sich Able Tech zu einer Reihe von Initiativen verpflichtet, die auf die ständige Überwachung und Zertifizierung seiner Aktivitäten abzielen:
Zertifizierung seiner Prozesse durch Aufrechterhaltung der folgenden Zertifizierungen:
Regelmäßige Audits, die sowohl von kompetenten internen Mitarbeitern als auch von durch ACCREDIA akkreditierten Zertifizierungsstellen durchgeführt werden;
Regelmäßige Bewertungen und Überprüfungen nach regulatorischen und/oder technologischen Veränderungen;
Bereitstellung des Archivierungshandbuchs zum IX-CE-Dienst für den Kunden innerhalb des Dienstportals;
Möglichst klare Definition der Vertragsklauseln, damit sie für den Kunden leicht zu lesen und auszulegen sind.
Aktive Information der Kunden sowohl über die angebotenen Dienstleistungen und über Neuigkeiten im Bereich der Rechtsvorschriften (über informative Newsletter und Veröffentlichungen auf der Website des Unternehmens) als auch durch einfache Erreichbarkeit für die Kunden (über den Kundendienst per Telefon, spezielles Portal, E-Mail und Chat).